Inleiding

De Nederlandse Spoorwegen - de NS Groep N.V. - vindt het van essentieel belang dat de persoonlijke gegevens van haar klanten en relaties met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden verwerkt en beveiligd. Wij willen daarnaast open zijn over de wijze waarop uw gegevens door ons worden verwerkt. Daarom vindt u hieronder een toelichting op ons privacybeleid. Voorop staat dat wij ons in alle gevallen houden aan de eisen die de Wet bescherming persoonsgegevens stelt.

De Verantwoordelijke voor de gegevensverwerking is NS Groep N.V., gevestigd aan Laan van Puntenburg 100 te Utrecht. NS Groep N.V. draagt ook de verantwoordelijkheid voor de wijze waarop de verschillende werkmaatschappijen van NS met uw gegevens omgaan. Voor alle duidelijkheid: overal waar in deze tekst wordt gesproken over NS of Nederlandse Spoorwegen, kunt u ook lezen NS Groep N.V. of één van haar werkmaatschappijen.

In overeenstemming met de Wet bescherming persoonsgegevens hebben wij de verwerking van persoonsgegevens aangemeld bij de Toezichthouder, het College bescherming persoonsgegevens, gevestigd in Den Haag.

Beheer en verwerking van persoonsgegevens: algemeen

Persoonsgegevens zijn alle gegevens, waarvan bekend is bij wie ze horen. U moet daarbij niet alleen denken aan naam- en adresgegevens, maar ook aan bijv. verkoop- en abonnementsgegevens. We gebruiken uw persoonsgegevens voor de uitvoering van de verschillende overeenkomsten die wij met u als klant aangaan. Heeft u een abonnement dan leggen wij deze gegevens vast om u uw abonnement toe te sturen en om er voor te zorgen dat de met u gesloten vervoersovereenkomst wordt uitgevoerd, de financiële afwikkeling, maar  ook om een duplicaat toe te kunnen sturen als dat nodig is. Bij het bespreken van een reis noteren wij enkele persoonlijke gegevens om ervoor te zorgen dat de reisbescheiden tijdig in uw bezit zijn. Verder noteren wij uw naam en adres wanneer u ons bijvoorbeeld belt met een melding over gevonden of verloren voorwerpen. En ook bij het bezoeken van onze website, www.ns.nl, worden gegevens van u opgeslagen wanneer u deze aan ons doorgeeft, bijvoorbeeld bij het aanvragen van een folder.

Beheer en verwerking van persoonsgegevens: OV-chipkaart

Voorts verwerken wij gegevens die ontstaan door het gebruik van de OV-chipkaart bij ons. Er zijn twee soorten OV-chipkaarten: de anonieme OV-chipkaart en de persoonlijke OV-chipkaart.

Persoonlijke OV-chipkaart

De persoonlijke OV-chipkaart is de OV-chipkaart die wordt gebruikt door één specifieke reiziger, van wie persoonlijke gegevens op de kaart zijn opgenomen en in de chip in de kaart zijn vastgelegd. De persoonsgegevens van deze reizigers zijn bekend bij de kaartuitgever en bij NS, voorzover de persoonlijke OV-chipkaart in combinatie met een persoonsgebonden product bij NS is aangeschaft. De persoonsgegevens en de gegevens van de reizen die met de persoonlijke OV-chipkaart worden gemaakt, zoals check-in en check-uitgegevens, worden door ons vastgelegd en verwerkt voor het juist uitvoeren en afwikkelen, zoals betaling, van de vervoersovereenkomst. Deze gegevens worden opgenomen in de elektronische administratie, zodat bij vragen of klachten over de afrekening hiernaar kan worden teruggegrepen. Of bijvoorbeeld als u een beroep wilt doen op ‘Geld terug bij vertraging’. Bij het ontbreken van papieren vervoerbewijzen is een goede en zorgvuldige (elektronische) administratie des te belangrijker.

Deze gegevens geven ons meer inzicht in uw reisgedrag en worden gebruikt om de informatie beter op uw behoefte af te stemmen. Zo weten we dat een frequente reiziger aan andere informatie behoefte heeft dan een incidentele reiziger. En als u vaak op station Amsterdam Centraal komt dan zult u meer geïnteresseerd zijn in informatie over de stationsverbouwing daar, dan als u er nooit komt. Om dit te kunnen doen zullen we niet de gedetailleerde gegevens gebruiken zoals de combinatie van traject, datum en tijdstip, omdat die uw persoonlijke levenssfeer kunnen schaden. Wel zal in de toekomst gebruik kunnen worden gemaakt van afgeleide gegevens, die iets zeggen over uw reisgedrag zoals ‘reisfrequentie’, vaak gebruikte stations en trajecten, de verstreken tijd sinds uw laatst gemaakte reis en of u in de spits of daarbuiten reist, zodat we u van passende informatie kunnen voorzien. Indien u geen prijs stelt op informatie over diensten en producten, dan kunt u dit aangeven (zie verder onder het kopje: ' Uw persoonsgegevens en uw rechten'). Voor dit doel zullen echter vóór 2010 nog geen reisgegevens worden verwerkt.

De anonieme OV-chipkaart

Naast de persoonlijke OV-chipkaart is er ook een anonieme OV-chipkaart. Deze kaart is niet persoonsgebonden en kan door meerdere personen worden gebruikt. Ook van deze kaart worden de gegevens van de reizen vastgelegd. Zolang echter niet bekend is door wie de kaart gebruik wordt zijn dit geen persoonsgegevens.

Als u gebruik maakt van een anonieme OV-chipkaart, dan kunt u alleen bekend worden bij ons indien u zelf uw identificerende gegevens zoals naam en adresgegevens, aan ons verstrekt. Bijvoorbeeld als u een beroep doet op persoonlijke klantenservices, zoals bijv. de regeling ‘Geld terug bij vertraging’ (zie onder kopje ‘Geld terug bij vertraging’ en de OV-chipkaart). Ook dan kunt u aangeven dat u niet wilt dat uw gegevens worden gebruikt voor het sturen van informatie (zie verder onder het kopje: ‘Uw persoonsgegevens en uw rechten ‘).

Tot slot worden gegevens van gebruikers van zowel persoonlijke als anonieme OV-chipkaarten,  gebruikt voor marktonderzoek, managementinformatie, product- en dienstontwikkeling en het bepalen van de algemene strategie, zonder dat deze in enig verband kunnen worden gebracht met individuele personen.
Voor meer informatie over ‘De OV-chipkaart en uw persoonsgegevens’ kunt u hier de folder lezen of downloaden van de gezamenlijke OV-bedrijven. Op www.OV-chipkaart.nl kunt u meer informatie lezen over het privacybeleid van de kaartuitgever TransLink Systems.

Geld terug bij Vertraging en de OV-chipkaart

Het kan voorkomen dat u een beroep wilt doen op de regeling ‘Geld terug bij vertraging’. Nu wordt u verzocht om het originele vervoerbewijs of een kopie van het abonnement mee te sturen. Met het digitaal opgeladen vervoerbewijs op de OV-chipkaart is dat niet meer mogelijk, er zijn geen papieren vervoerbewijzen meer. Om uw verzoek af te kunnen handelen, zullen we daarom onze elektronische administratie gaan raadplegen. Deze gegevens zijn o.a. nodig om vast te kunnen stellen of een verzoek om ‘Geld terug bij vertraging’ terecht of onterecht is. Omdat we niet van tevoren weten wie schade door een vertraging heeft worden de gegevens voor dit doel in de elektronische administratie gedurende maximaal6 maanden bewaard. Dit is de termijn waarbinnen een verzoek kan worden ingediend en afgehandeld.

Om het verzoek ‘Geld terug bij vertraging’ goed af te kunnen handelen, vragen we u op het daarvoor bestemde formulier aan te geven waar en wanneer u vertraging had. Daarnaast vragen we uw gegevens om een ingediend verzoek af te kunnen handelen zoals correspondentiegegevens en bank/girorekeningnummer. De gegevens op het formulier worden gecombineerd met de gegevens uit de elektronische administratie van NS om de juistheid van het verzoek te kunnen beoordelen en het verzoek administratief te kunnen afhandelen. De gegevens van gehonoreerde verzoeken worden gedurende 3 jaar bewaard uit oogmerk van fraudebestrijding. De voorwaarden, zoals de termijn waarbinnen een verzoek dient te worden ingediend, om in aanmerking te komen voor ‘Geld terug bij vertraging’ zijn vastgelegd in de productvoorwaarden ‘Geld terug bij vertraging’.

Aanbiedingen en service door NS

Wij willen u natuurlijk ook zelf aanbiedingen doen of informeren over onze dienstverlening. Zo'n aanbod kan afkomstig zijn van een van onze dochterondernemingen. Daar waar wij verwachten dat een aanbieding voor u relevant is, brengen wij u hier graag van op de hoogte. Hierbij kunt u denken aan bijvoorbeeld een korting op de NS Reisplanner. Dat geldt ook voor informatie over onze dienstverlening. Als er bijvoorbeeld door onderhoudswerkzaamheden tijdelijk een traject bij u in de buurt niet beschikbaar is, dan kunnen wij u daar persoonlijk over informeren.

Geen verstrekking van gegevens aan derden voor commerciële doeleinden

Regelmatig worden wij benaderd door partners met wie we samenwerken. Deze partners benaderen ons met de vraag of zij u als klant van NS een aantrekkelijke aanbieding mogen doen. U kunt daarbij denken aan kortingen op reizen, theaterbezoek of bijvoorbeeld boeken. Deze aanbiedingen willen wij u als klant natuurlijk niet onthouden. We zullen daarbij echter onder geen beding uw gegevens ter beschikking stellen aan derden. Ook zullen uw gegevens niet worden verkocht. Een aanbieding van een samenwerkende partner zal dus altijd door NS aan u kenbaar worden gemaakt en nooit door de betreffende partner zelf. Dat betekent dat uw gegevens bij ons veilig zijn en dat u tegelijkertijd op de hoogte wordt gehouden van interessante aanbiedingen.

Voor sommige aanbiedingen moet u als klant een antwoordkaart invullen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij het reserveren van schouwburgplaatsen waarop u korting kunt krijgen. Op deze antwoordkaart vult u uw naam en adres in. De ingevulde kaart stuurt u vervolgens zelf rechtstreeks naar de betreffende aanbieder zodat deze de plaatsen kan reserveren en de kaarten aan u kan toesturen. In dat geval bent u zelf degene die uw gegevens aan de betreffende organisatie toestuurt. Wij kunnen echter geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot de wijze waarop deze aanbieder met uw persoonsgegevens omgaat. Wij adviseren u daarom om u altijd op de hoogte te stellen van het privacybeleid van deze partijen of om contact met hen op te nemen voor een nadere toelichting op hun beleid rond het gebruik van persoonsgegevens.

We kunnen bij wet verplicht zijn om persoonsgegevens te verstrekken. Mocht zich dat voordoen, dan zullen wij ons uiteraard bij het voldoen aan deze wettelijke verplichting houden aan de eisen zoals deze door de Wet bescherming persoonsgegevens worden gesteld.

Uw persoonsgegevens en uw rechten

De Wet bescherming persoonsgegevens geeft u het recht om de over u opgeslagen gegevens in te zien. Als u hiervan gebruik wilt maken kunt u een schriftelijk verzoek indienen bij de NS Klantenservice, vergezeld van een kopie van uw identiteitsbewijs:

NS Klantenservice
Postbusnummer 2372
3500 GJ Utrecht

Mochten de persoonsgegevens naar uw mening niet juist zijn, dan kunt u een verzoek tot correctie indienen.

Indien u gebruik maakt van ‘Mijn NS’ kunt U daar uw belangrijkste gegevens inzien. Bijvoorbeeld uw naam- en adresgegevens en de looptijd van uw abonnement. De komende tijd zullen we deze service uitbreiden en kunt u  steeds meer gegevens via ‘Mijn NS’ inzien en wijzigen. Verder kunt u via Mijn NS ook uw reisgegevens inzien van reizen op saldo bij NS, evenals uw saldotransacties bij NS. De gegevens worden voor dat doel maximaal 18 maanden bewaard.

Op basis van uw reisgegevens verstrekken wij u ook graag informatie of kunnen wij u een aanbieding doen. Als u er echter geen prijs op stelt dat uw gegevens worden gebruikt om u te informeren, klik dan hier om u af te melden.

Daarnaast kunt u zich ook afmelden voor algemene (niet op uw reisgegevens gebaseerde) informatie van NS zoals omschreven onder het kopje 'Aanbiedingen en service. Afmelden kan via uw persoonlijke account op Mijn NS of telefonisch via NS Klantenservice, 0900 - 202 11 63 (€ 0,10 p.m.). Wij sturen u dan geen informatie meer toe over speciale aanbiedingen of over onze producten en diensten.

NS heeft zich aangesloten bij de ‘Gedragscode verwerking persoonsgegevens OV-chipkaart door OV-bedrijven’. De Gedragscode en een toelichting hierop kunt u hier lezen.

E-mail

Wij informeren ook via e-mail onze klanten en relaties.  Wilt u geen informatie per e-mail ontvangen? In elke e-mail die u van NS ontvangt kunt u zich uitschrijven. Ook via Mijn NS kunt u het toesturen van e-mail stoppen. Mocht u daarna wederom informatie per e-mail wensen te ontvangen dan kunt u dit via Mijn NS opnieuw aangeven.

Internet

De eisen die vanuit de Wet bescherming persoonsgegevens zijn vastgesteld, gelden uiteraard ook voor gegevens die u mogelijk via internet aan ons doorgeeft. Hieronder vindt u een toelichting die specifiek gericht is op het gebruik van internet.

a.Clickgedrag

Op onze website worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, zoals de meest gevraagde pagina's. Het doel van deze algemene bezoekgegevens is om de inrichting van de website voor u te optimaliseren. Ook kunnen de gegevens worden gebruikt om meer gerichte informatie en aanbiedingen voor onze klanten op de site te zetten. Op deze wijze kunnen wij onze dienstverlening aan u verder verbeteren. Voor de duidelijkheid: het betreft hier dus geen persoonsgegevens maar algemene gegevens die worden vastgelegd. Via internet worden nooit persoonlijke gegevens van u opgenomen zonder dat u daar expliciet opdracht toe geeft door bijvoorbeeld het reserveren van een reis, u aan te melden voor ‘Mijn NS’ of het aanvragen van informatie.

b.Gebruik van cookies

Wij maken bij het aanbieden van onze diensten via internet gebruik van tijdelijke cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestand met gegevens dat op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen. Deze cookies bevatten echter geen persoonsgegevens en worden alleen toegepast om het gebruik van de NS-site voor u gemakkelijker te maken. Als u dat zelf aangeeft, kan daarnaast ook gebruik worden gemaakt van een speciaal cookie. Aan de hand van dit cookie kan onze website u herkennen wanneer u opnieuw onze site bezoekt en kan de site speciaal op u worden ingesteld. Het gaat hier dus slechts om een hulpmiddel om het gebruik van de site voor u nog aangenamer te maken. Als u in uw browser het gebruik van cookies heeft uitgezet, kunt u nog steeds de meeste onderdelen van onze website bezoeken.

c.Technische beveiliging

Om uw persoonlijke gegevens optimaal te beschermen tegen onbevoegde toegang of onbevoegd gebruik, wordt binnen NS steeds de nieuwste beveiligingstechnologie toegepast. De techniek zal door ons altijd worden toegepast binnen de richtlijnen van ons privacybeleid en zal nooit in strijd zijn met de eisen die in de Wet bescherming persoonsgegevens worden gesteld.

d.Privacybeleid van derden

Op onze website treft u een aantal links aan naar andere, niet bij NS behorende, websites. Wij kunnen geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot de wijze waarop deze partijen omgaan met persoonsgegevens. Wij adviseren u daarom om u altijd op de hoogte te stellen van het privacybeleid van deze partijen of om contact met hen op te nemen voor een nadere toelichting op hun beleid rond het gebruik van persoonsgegevens.

Videocameratoezicht

Onveiligheid is een maatschappelijk probleem waarmee ook NS te maken heeft. Reizen met de trein is in principe veilig, maar soms ervaren de reizigers dat anders vanwege het optreden van agressieve zwartrijders, vandalen en rondhangende personen. Een van de maatregelen die wij hiertegen nemen is de inzet van cameratoezicht. Dit blijkt in de praktijk een belangrijk hulpmiddel te zijn bij het voorkomen, de opsporing en vervolging van strafbare feiten en de aanpak van andere overtredingen. Het cameratoezicht is openlijk en wordt door middel van afbeeldingen op stickers aangegeven. Alleen door of namens de Directie van NS geautoriseerde personen hebben toegang tot het beeldmateriaal. Uiterlijk zeven achtereenvolgende etmalen na registratie worden de beelden, indien zich geen calamiteit heeft voorgedaan, gewist.

Waar kunt u cameratoezicht verwachten?

Op een groot aantal stations heeft NS toezicht met behulp van camera's. Verder ook in een aantal treinen in de Randstad. De inzet van camera’s wordt steeds door middel van teksten en afbeeldingen op de trein en in de stations aangegeven. De registratie van beelden heeft niet alleen betrekking op daders van strafbare feiten, maar ook van eventuele slachtoffers en getuigen. Ook deze verwerking van persoonsgegevens heeft NS bij het College Bescherming Persoonsgegevens aangemeld.

Vragen

Hebt u naar aanleiding van deze informatie nog specifieke vragen of opmerkingen over ons privacybeleid, dan kunt u deze stellen aan: NS Klantenservice, 0900 - 202 11 63 (€ 0,10 euro p.m.).

Wijzigingen

NS behoudt zich het recht voor om, waar nodig, wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid. Dit beleid zal echter nimmer in strijd zijn met de eisen zoals deze zijn gesteld in de Wet bescherming persoonsgegevens. Op www.ns.nl vindt u altijd de meest recente versie van het privacybeleid van NS.

Nederlandse Spoorwegen Utrecht, januari 2009