Succesvolle overstap naar de nieuwe NS-Business Card

Het overstappen naar de nieuwe NS-Business Card is maatwerk. Uw accountmanager maakt voor u inzichtelijk wat de meest efficiënte weg is om uw bestaande kaarten om te zetten naar de nieuwe NS-Business Card. Het proces van akkoord op de offerte tot en met ontvangen van de eerste factuur in acht stappen:

Stap 1: Bezoek accountmanager NS

Uw accountmanager maakt ruim voor het verstrijken van de overeenkomst(en) een afspraak met u om de overgang naar de nieuwe NS-Business Card te bespreken. Alle facetten die de overgang met zich meebrengt worden met u besproken. U krijgt uitleg over het nieuwe product en de consequenties hiervan voor uw interne organisatie en de kaarthouders.

Stap 2: Intern proces/besluitvorming

De nieuwe NS-Business Card kan gevolgen hebben voor interne processen. Immers, jaarlijks hoeven geen nieuwe kaarten meer aangevraagd te worden, declaraties gaan tot het verleden behoren en u ontvangt maandelijks een factuur. Als u woon-werkabonnementen heeft, verandert de online omgeving waarin u gewend bent te werken en dat geldt ook voor de wijze van factureren.

Verder wilt u ook over het gebruik van de NS-Business Card afspraken maken met uw medewerkers, bijvoorbeeld over woon-werk verkeer in de 2e klas en dienstreizen in de 1e klas. Ook het gebruik van deur-tot-deurdiensten en het al dan niet privégebruik van de kaart zullen onderwerp van gesprek zijn.

Stap 3: Bevestiging van gemaakte afspraken

De afspraken die u maakt met uw accountmanager worden per e-mail aan u bevestigd. Uiteraard is er ruimte om de afspraken aan te passen voordat er definitief een overeenkomst wordt gesloten.

Stap 4: Overeenkomst

In de overeenkomst zijn alle afspraken tussen uw organisatie en NS vastgelegd. Op basis van deze afspraken gaat NS ook de online omgeving voor u inrichten. Zo ziet u in Mijn NS Zakelijk alleen dat terug wat ook is afgesproken in de overeenkomst.

Stap 5: Communicatie

Om de overstap zo goed mogelijk te laten verlopen en de kaarthouders met de nieuwe NS-Business Card te kunnen laten reizen gaat NS u en de kaarthouders informeren over de nieuwe NS-Business Card en het gebruik ervan.

De communicatie richting de kaarthouders over de afspraken met NS is belangrijk, maar het is nog belangrijker om als werkgever de kaarthouders te informeren over het gebruik van de kaart. Hieronder vallen ook de deur-tot-deurdiensten, klassewissels, privégebruik, correctietarieven, et cetera.

Stap 6: Kaarten bestellen

Zodra alle afspraken helder zijn en Mijn NS Zakelijk is ingericht, kunt u of kunnen kaarthouders zelf online kaarten bestellen. Wie er bestelt hangt af van wat u hierover in de overeenkomst heeft afgesproken.

Het is van belang om vooraf goed te weten welke kaarten u gaat bestellen of richting medewerkers aan te geven welke kaart zij mogen bestellen. Uw accountmanager kan u hierbij helpen en ook de afdeling Sales Support zit voor u klaar om hier advies over te geven.

Stap 7: Kaarten worden geleverd

De levertijd van de kaarten is maximaal tien werkdagen. Afhankelijk van de afspraken die u heeft gemaakt worden de kaarten bij u of op de huisadressen van de kaarthouder afgeleverd. De kaarthouder kan direct met de kaart reizen. Het is dus niet nodig om de kaart eerst te activeren.

Stap 8: Factuur

Rond de 20ste van elke maand ontvangt u de factuur over de voorgaande kalendermaand. De factuur bestaat uit een voorblad waarop de totale kosten staan vermeld. Daarnaast wordt per e-mail een factuurbijlage gestuurd waarin alle transacties per kaart staan vermeld. Deze bijlage wordt als csv-bestand aangeleverd en is door uw administratie in te lezen. De factuur en factuurbijlage zijn ook toegankelijk via Mijn NS Zakelijk.