Beheer en facturatie voor contactpersonen

Veel gestelde vragen:

• Hoe kan ik de beschikbare deur-tot-deurdiensten voor kaarthouders bepalen?

  Bij het aangaan van een nieuw contract of bij de verlenging van een contract worden deur-tot-deurdiensten besproken en worden standaardinstellingen vastgelegd. Dit  kan voor elke abonnement soort/klasse combinatie gedaan worden. De vastgelegde instellingen gelden als de standaardinstellingen. Nieuw uit te leveren kaarten zullen deze instellingen, wanneer niet anders aangegeven, standaard meekrijgen.

• Wat doe ik bij beëindiging van een dienstverband?

  De kaarthouder dient zijn of haar NS-Business Card bij u in te leveren zodat u deze kan vernietigen. Terugsturen van de kaart is niet nodig. Zorg er wel voor dat de NS-Business Card via Mijn NS Zakelijk beëindigd wordt. Indien u de kaart niet inneemt, kan de kaarthouder hier namelijk gewoon op blijven doorreizen. Deze reizen brengen wij in rekening.

  Wanneer u de (gegevens van de) kaarthouder helemaal niet meer terug wilt zien in Mijn NS Zakelijk gebruikt u de functie Medewerker afmelden die u vindt bij de gegevens van de kaarthouder.

• Komen de reizen die zijn gemaakt met bus, tram en metro ook op de factuur?

  Ja, deze reizen ziet u terug op uw factuur. Dit geldt ook voor de reizen die de kaarthouder maakt met de deur-tot-deurdiensten. 

  In Mijn NS Zakelijk kunt u altijd de gemaakte reizen terugzien. Het kan echter even duren voordat de reizen bij andere vervoerders zichtbaar zijn. Treinreizen zijn circa twee dagen na reisdatum zichtbaar in dit overzicht. Deur-tot-deurdiensten (zoals taxi, OV-fiets, Greenwheels-huurauto) en reizen met bus, tram en metro zijn rond de 20ste van de volgende maand zichtbaar in het overzicht.

• Is het mogelijk kenmerken toe te (laten) voegen aan een reis?

  Kaarthouders en contactpersonen kunnen via Mijn NS Zakelijk kenmerken via een vrij tekstveld toevoegen aan elke reis, zoals een projectnaam en/of -nummer. Deze kenmerken staan vermeld in de eerstvolgende factuurspecificatie (.csv). Daarnaast is het mogelijk dat kaarthouders via een standaard button het kenmerk privé of zakelijk aan hun reis toevoegen.

  Het is ook mogelijk kenmerken toe te voegen aan reizen bij andere vervoerders vanaf het moment dat deze reizen zichtbaar zijn in het transactieoverzicht.

  Het kan zijn dat deze aanvullende informatie niet op de eerstvolgende factuur wordt getoond.  In dat geval kunt u, nadat alle reiskenmerken zijn toegevoegd, in Mijn NS Zakelijk opnieuw de digitale factuurspecificatie in csv. format  opvragen. In Mijn NS Zakelijk is deze namelijk altijd gevuld met de meest recente gegevens.

• Welke tarieven worden er gehanteerd?

  De tarieven die op de factuur komen zijn gelijk aan de tarieven die bij NS en andere OV-vervoerders gehanteerd worden bij het reizen op saldo. Voor de tarieven die de andere vervoerders hanteren kijkt u op de sites van deze vervoerders.

  De tarieven kunt u inzien op onze tarievenpagina.

• Hoe lang is een NS-Business Card geldig?

  De NS-Business Card is vijf jaar geldig, daarna moet de kaart worden vernieuwd. De overeenkomst die u afsluit met NS is doorlopend. Het is dus niet meer nodig jaarlijks het contract te vernieuwen en nieuwe kaarten uit te geven. 

• Kan ik onderscheid maken tussen zakelijk en privé reizen?

  De NS-Business Card is een zakelijk verstrekt bedrijfsmiddel waar ook privé gebruik van gemaakt kan worden. De poortjes of paaltjes herkennen niet of het een zakelijke of privé reis betreft. Werkgever zal met de werknemer aparte afspraken over privé gebruik moeten maken (vergelijk het met een zakelijke mobiele telefoon waar eventueel ook privé mee gebeld kan worden).

  Alle reizen die met de nieuwe NS-Business Card worden gemaakt, komen terug op de factuur, dus ook de eventuele privé reizen.

  Kaarthouders hebben in Mijn NS Zakelijk de mogelijkheid om het kenmerk Privé toe te voegen aan iedere transactie. Zo heeft u van elke kaarthouder inzicht in de verhouding tussen zakelijk en privé gebruik van de NS-Business Card. Met deze specificatie is het wel mogelijk om het privé gebruik met de kaarthouder te verrekenen.

• Kunnen de deur-tot-deurdiensten aan- of uitgezet worden?

  Bij aanvang van de overeenkomst kunt u aangeven of medewerkers wel of geen gebruik mogen maken van deur-tot-deurdiensten, zoals een Greenwheels-auto, een OV-fiets of een taxi. U stelt dit collectief in per abonnementsvorm, dus voor alle kaarthouders met een specifiek abonnement tegelijk. In de toekomst is het mogelijk om het gebruik van deur-tot-deurdiensten voor elke kaarthouder apart te regelen. Zo kunt u bijvoorbeeld instellen dat een specifieke kaarthouder een OV-fiets mag gebruiken.

  Zakelijk reizen per trein, bus, tram of metro is onderdeel van het vaste dienstenpakket. Deze vormen van vervoer kunt u dus niet uitzetten. Hetzelfde geldt voor het privégebruik van de kaart.

• Waar en wanneer kan ik alle transacties zien?

  Via Mijn NS Zakelijk heeft u altijd inzicht in alle gemaakte transacties. U kunt per kaartnummer zien welke reizen er zijn gemaakt.

  In- en uitcheckgegevens bij NS  zijn binnen een half uur zichtbaar in Mijn NS Zakelijk. Bij gemaakte reizen worden op dat moment echter nog geen prijzen en klasse getoond. Binnen twee dagen, nadat de reizen in de database zijn verwerkt,  wordt ook deze informatie getoond.

  Bij reizen waar niet in- of uitgecheckt is, wordt dit aangegeven.

• Kan ik bestelling annuleren?

  U kunt de bestelling van een NS-Business Card binnen twee weken na aanvraag ongedaan maken. Neem hiervoor contact op met Klantenservice NS Zakelijk.

• Hoe ziet de factuur eruit?

  Als zakelijke klant ontvangt u eens per maand digitaal één totaalfactuur (met specificatie per afdeling) of een aparte factuur voor elke afdeling. Op de factuur staat de volgende informatie:

  • NS-Business Card
  • Afgenomen abonnementen
  • Treinreizen en toeslagen
  • Eventuele correctietarieven
  • Afgenomen deur-tot-deurdiensten

  Wij verzenden de specificatie van de factuur als csv-bestand. Dit bestand kunt u inlezen in uw eigen administratie voor verdere verwerking.

• Wanneer ontvang ik de factuur?

  De factuur over verbruikte diensten ontvangt u in de derde week van de opvolgende maand. Wij verstrekken geen aparte fiscale jaaropgave. U kunt voor uw boekhouding de maandelijkse facturen gebruiken. Hierin staan de reizen die u en/of uw medewerkers de vorige maand hebben gemaakt.

• Hoe betaal ik voor vaste abonnementen?

  De vaste kosten voor het Traject Vrij abonnement, Trein Vrij abonnement en het Dal abonnement worden jaarlijks vooraf in rekening gebracht. Het moment van facturatie is afhankelijk van de ingangsdatum van een specifiek abonnement. 

• Welke afspraken kan ik vastleggen in mijn overeenkomst?

  Uw overeenkomst geldt voor onbepaalde tijd. Dat scheelt de jaarlijkse rompslomp van het bestellen van nieuwe kaarten en dergelijke. Uiteraard heeft u nog wel elk jaar contact met uw accountmanager over de voorwaarden van de overeenkomst. In uw overeenkomst kunt u:

  • verschillende contactpersonen opgeven
  • afdelingen laten aanmaken
  • bepalen waar de kaart wordt afgeleverd (thuis of op het werk)
  • bepalen waar de factuur naartoe gaat (centraal of naar een afdeling).
• Mag ik meerdere overeenkomsten afsluiten?

  Met de nieuwe NS-Business Card heeft u nog maar één overeenkomst. Wanneer u nu bijvoorbeeld uw woon-werkovereenkomst heeft ondergebracht bij de afdeling Human Resources en uw huidige NS-Business Card overeenkomst bij de afdeling Facility Management, dan is het belangrijk om na te denken over hoe u dat in de toekomst geregeld wilt hebben. Het is met de nieuwe NS-Business Card niet mogelijk om de scheiding die u gewend was, te handhaven.

• Welke prijzen betaal ik voor de verschillende deur-tot-deur diensten?

  De prijzen voor de deur-tot-deurdiensten vindt u op onze tarievenpagina.

• Is het mogelijk meerdere NS-Business Cards tegelijk aan te schaffen?

  Ja, dat kan voor de NS-Business Card met of zonder Dal abonnement. Via Mijn NS Zakelijk kunt u persoonlijke en afdelingskaarten aanvragen, per stuk of een bestelling voor meerdere kaarthouders tegelijk.

• Wanneer wordt in het tweede jaar de kosten voor een abonnement gefactureerd?

  Hiervoor is de ingangsdatum van het abonnement leidend. Als 12 maanden van het eerste jaar voorbij zijn, worden in de 13e maand (d.w.z. de 1e maand van het tweede jaar) opnieuw de jaarlijkse kaartkosten gefactureerd.

• Kan ik de beschikbare deur-tot-deurdiensten voor een kaart aanpassen?

  Ja, u kunt dit doen in Mijn NS Zakelijk. Via het startscherm kunt u de gewenste kaart, afdeling, abonnement soort/klasse selecteren. U kunt nu de optie wijzigen voor geselecteerde kaarten deur-tot-deurdiensten aanklikken.  Voor de geselecteerde kaart(en) kunt u de instellingen voor deur-tot-deurdiensten gebruik wijzigen. Tevens kunt u in het scherm Kaartdetails van een specifieke NS-Business Card ook de beschikbare deur-tot-deurdiensten aanpassen.

• Kunnen mijn medewerkers ook zelf de beschikbare deur-tot-deurdiensten aanpassen?

  Nee, alleen u als contactpersoon bent geautoriseerd om wijzigingen hierin aan te brengen.

• Worden kaarthouders geïnformeerd over welke deur-tot-deurdiensten zij met hun NS-Business Card kunnen gebruiken?

  Ja, zowel bij de aanvraag van een nieuwe kaart als bij een wijziging. De betreffende kaarthouders wordt per e-mail geïnformeerd. Hierin wordt eergegeven: abonnement soort, klasse en beschikbare deur-tot-deurdiensten.

• Waarom moeten mijn werknemers toestemming geven om hun gegevens te delen met de deur-tot-deurpartners van NS?

  In verband met de privacy wetgeving is NS verplicht om kaarthouders persoonlijk toestemming te vragen voor het delen van informatie die nodig is voor het boeken van deur-tot-deurdiensten en de communicatie daarover met onze partners. Als contactpersoon geeft u wel toestemming voor het delen van de gegevens van afdelingskaarten.

• Waarom moeten mijn werknemers toestemming geven voor het delen van gegevens met de deur-tot-deurpartners van NS Zakelijk terwijl er geen gebruik gemaakt mag worden van deur-tot-deurdiensten?

  In verband met de nieuwe Privacy wetgeving is NS Zakelijk genoodzaakt elke kaarthouder te vragen om toestemming voor het delen van NS-Business Cardgegevens. Dit ten behoeve van de deur-tot-deurdiensten en andere voorkeursinstellingen (zoals reisinformatie). Om die informatie te verkrijgen hebben wij een koppeling  gemaakt tussen het toestemming verlenen en toegang tot Mijn NS Zakelijk. Elke kaarthouder zal dus, ongeacht de deur-tot-deurinstellingen, toestemming moeten verlenen om toegang te krijgen tot Mijn NS Zakelijk.
  Door vooraf toestemming te vragen voorkomen we dat de kaarthouder straks of in de toekomst mogelijk last ondervindt van het niet kunnen gebruiken van een deur-tot-deurdienst.
  Op het moment dat uw bedrijf ervoor heeft gekozen deur-tot-deurdiensten niet toe te staan, worden er ook geen gegevens gedeeld.

• Hoe kunnen mijn werknemers toestemming geven om hun gegevens te delen met de deur-tot-deurpartners van NS?

  U werknemers kunnen dit  eenvoudig  doen door in te loggen in Mijn NS Zakelijk of via ns.nl/mijnnszakelijk/voorkeureninstellen door het kaartnummer en de geboortedatum in te vullen.

• Worden de gegevens per definitie gedeeld?

  Nee, op het moment dat in uw overeenkomst is vastgesteld dat kaarthouders geen gebruik mogen maken van (specifieke) deur-tot-deurdiensten worden de gegevens niet gedeeld. Omdat deur-tot-deurdiensten een wezenlijk onderdeel vormen van onze dienstverlening, vragen we wel alle kaarthouders om toestemming.
  Met toestemming bent u er in ieder geval van verzekerd dat bij eventueel toekomstig gebruik van deur-tot-deurdiensten deze per direct beschikbaar zijn. Het is dan niet nodig achteraf om toestemming te vragen wat tot vertraging in gebruik leidt.
  Goed om te weten dat de gegevens alleen worden gedeeld op het moment dat er gebruik wordt gemaakt van de deur-tot-deurdienst. Met uitzondering van Q-Park, met deze partij wordt de NS-Business Cardnummer automatisch gedeeld zodra de dienst wordt 'aangezet'.

• Welke gegevens worden er met deur-tot-deurpartners gedeeld?

  In principe wordt alleen het NS-Business Cardnummer gedeeld. Bij Greenwheels-auto en Taxi worden ook de NAW-gegevens gedeeld op het moment dat de kaarthouder gebruik wilt maken van de dienst. Deze NAW-gegevens worden gebruikt om een formulier automatisch te vullen wanneer de kaarthouder de dienst aanvraagt. In beide gevallen moet de kaarthouder de boeking alsnog bevestigen.