Hoofdnavigatie

Naar content

Fiscale aspecten

Met de NS-Business Card kunnen uw medewerkers reizen met het openbaar vervoer. Alle ritten worden maandelijks achteraf gefactureerd inclusief de BTW specificatie. U hoeft niet achteraf de BTW terug te vorderen. Dat scheelt veel tijd en houdt het overzichtelijk.


BTW terugvragen

Zakelijke reiskosten

U kunt altijd de BTW aftrekken over zakelijke uitgaven zoals zakelijk vervoer en dienstreizen.

Forensenverkeer

Voor het woon-werkverkeer ligt dat anders. U kunt niet in alle gevallen de BTW terugvragen. Vervoersabonnementen worden gezien als een verstrekking. Als dit niet meer is dan € 227 per jaar, dan kunt u de BTW terugvragen. Van een gemiddeld abonnement ligt de waarde hoger. Dit is allemaal geregeld in het Besluit Uitsluiting Aftrek (BUA) van voorbelasting. Het loont altijd de moeite om uw bedrijfssituatie door te nemen met uw fiscale adviseur.

Privévervoer

Hierbij moet u onder andere denken aan vervoerbewijzen voor OV en het vervoer van personeel met eigen vervoermiddelen. Het privégebruik van de auto van de zaak door het personeel valt onder de regels van de BTW. Meer informatie vindt u op de website van de Belastingdienst. Of raadpleeg uw fiscaal adviseur.

Loonbelastingsaspecten

Werkkostenregeling (WKR)

Als werkgever heeft u te maken  met de Werkkostenregeling (WKR). De WKR bepaalt hoe u om kunt gaan met de loonheffingen van alle vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. In principe vallen alle vergoedingen en verstrekkingen die u aan uw werknemers geeft onder het loon. Maar u kunt per vergoeding of verstrekking kiezen of u deze als werknemersloon of als werkkostenpost aanwijst. Hiervoor is een forfaitaire vrijstelling van 1,2% van de totale fiscale loonsom. Ook wel het werkkosten-budget genoemd. Alles wat bovenop deze 1,2% van de loonsom wordt vergoed, is belast met de 80%-eindheffing. Dit wordt de werkgeversheffing genoemd.

Gerichte vrijstellingen

Gerichte vrijstellingen zijn een aantal expliciet aangewezen vergoedingen en verstrekkingen.
Voor loon in natura geldt de Waarde in het Economisch Verkeer (WEV). Dit komt neer op de factuurwaarde inclusief BTW. Maar er is ook een aantal loon in natura bestanddelen die tegen een waarde van nihil wordt gewaardeerd (nihilwaardering). Deze hebben betrekking op voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt of verbruikt. Hierdoor komen deze bestanddelen feitelijk ook niet ten laste van het werkkostenbudget. Wanneer de vergoeding wordt behandeld als werknemersloon, dan wordt de vergoeding of verstrekking belast bij de werknemer. De werkgever draagt de belasting dan af aan de Belastingdienst.

Benut de maximale fiscale ruimte

  • Bij verstrekkingen geldt dat alle reizen met OV, inclusief privéreizen (mits sprake is van méér dan sporadisch zakelijk gebruik) onder de gerichte vrijstelling vallen. Het is op zich dus niet nodig het werkkostenbudget aan te spreken voor de mobiliteit van uw werknemers.
  • U kunt de werknemers die met het OV naar het werk komen belastingvrij dezelfde vergoeding geven als de werknemers die op een andere wijze naar het werk komen en € 0,19 cent per kilometer vergoed krijgen. Dit leidt tot een gelijke behandeling van uw personeel. Er moet dan wel voldoende ruimte zijn in het werkkostenbudget.