Fiscale aspecten

Werkgever is altijd fiscaal verantwoordelijk

Alle kosten die medewerkers met de NS-Business Card maken, worden rechtstreeks aan de werkgever gefactureerd. In alle gevallen blijft de werkgever verantwoordelijk voor het fiscaliseren van loonelementen die kunnen voortkomen uit het gebruik van de NS-Business Card.

De nieuwe NS-Business Card met of zonder Dal abonnement 

Een medewerker kan met deze kaarten elke gewenste reis maken door in en uit te checken. De werkgever ontvangt van alle gemaakte reizen een factuur. Het maakt daarbij niet uit of het reisdoel zakelijk of privé is. Dit wordt niet doorbelast aan de medewerker, de werkgever moet deze als loon belasten tegen de Waarde in het Economisch Verkeer (WEV). Dit komt neer op de factuurwaarde inclusief btw.

Onder de Werkkostenregeling (WKR) is het aanwenden van alle gebruiksmogelijkheden voor zakelijk gebruik gericht vrijgesteld. Stel, een medewerker reist privé met een NS-Business Card en de werkgever betaalt dit, zonder deze kosten achteraf op de medewerker te verhalen. In dat geval wordt dit beschouwd als loon waarvoor de medewerker belast moet worden, maar dat eventueel ten laste van het forfait kan worden gebracht.

De werkgever ontvangt een factuur voor het gebruik van de NS-Business Card met Traject Vrij abonnement, eventueel verhoogd met reizen die buiten het traject zijn afgelegd.

Privéreizen die een medewerker maakt binnen het gekozen traject hoeven niet te worden belast. Privéreizen buiten het traject moeten wel worden belast als loon tegen de Waarde in het Economisch Verkeer (WEV). Dit komt neer op de factuurwaarde inclusief btw.

Onder de Werkkostenregeling (WKR) is zowel zakelijk als privé reizen binnen het traject gericht vrijgesteld. Hieronder valt ook woon-werkverkeer. Eventuele privéreizen buiten het traject worden bij de werkgever in rekening gebracht. Betaalt de werkgever deze kosten zonder ze achteraf op de werknemer te verhalen, dan wordt dit beschouwd als loon waarvoor de medewerker belast moet worden. Het is wel mogelijk dit loonelement ten laste van het forfait te brengen.

De werkgever ontvangt een factuur voor het gebruik van de NS-Business Card met Trein Vrij abonnement. Fiscaal gezien, is er sprake van een ‘vrij reizen’-kaart, als bedoeld in artikel 26 van de Uitvoeringsregeling Loonbelasting 2001. Kan de werkgever aannemelijk maken dat de medewerker het abonnement Trein Vrij in voldoende mate zakelijk gebruikt, dan kan de werkgever het privégebruik ervan op het net van NS negeren. Ook wanneer de werkgever de kosten als gevolg van privégebruik van de kaart niet verhaalt op de werknemer.

Onder de Werkkostenregeling (WKR) geldt dat wanneer er sprake is van een ‘vrij reizen’-kaart, deze kaart een zogenaamde nihil waardering heeft. Dit is ook het geval wanneer er privé met de kaart wordt gereisd, op voorwaarde dat de kaart reeds in voldoende mate zakelijk wordt gebruikt.

Voor meer informatie hierover verwijzen we naar artikel 3.8 van de Uitvoeringsregeling Loonbelasting 2011. In dit geval is niet aan de orde of eventuele privéreizen wel of niet ten laste van het forfait kunnen worden gebracht.

Fiscale consequenties bij een NS- of OV-Jaarabonnement

Uw werknemer kan dit abonnement gebruiken voor het woon-werkverkeer, zakelijke reizen én privéreizen.

• Privégebruik van een NS- of OV-Jaarabonnement is in feite loon in natura. Echter, gebruikt uw medewerker het verstrekte jaarabonnement voor woon-werkverkeer of in voldoende mate voor zakelijke reizen, dan wordt het privégebruik niet meer als loon in natura aangemerkt. Er hoeft dan ook geen belasting over te worden betaald.
• Uw werknemer gebruikt het jaarabonnement in voldoende mate voor zakelijke reizen als hij niet slechts incidenteel voor zijn werk met de trein reist maar regelmatig. Bijvoorbeeld gemiddeld vaker dan eenmaal per week gedurende het jaar. Als de werknemer de kaart in voldoende mate gebruikt voor woon-werkverkeer is er sprake van 'vervoer vanwege de werkgever'. Dat betekent dat uw werknemer geen reiskosten woon-werkverkeer op de aangifte inkomstenbelasting kan aftrekken, ook al heeft hij of zij recht op een Openbaar Vervoer-verklaring (OV-verklaring).
• Voor abonnementen van gezinsleden van uw werknemer geldt de eis van een binding aan de dienstbetrekking overigens niet. Zij liften als het ware mee op het reispatroon van uw werknemer. Echter: dit geldt niet meer onder de Werkkostenregeling in de Wet op de Loonbelasting.  

Fiscale consequenties bij een Jaartrajectabonnement

Het Jaartrajectabonnement is geldig op een vast traject. Medewerkers kunnen met deze abonnementen van hun woonplaats naar hun werk reizen en terug.

• Het verstrekken van dit abonnement aan uw werknemers heeft geen fiscale consequenties, mits het Jaartrajectabonnement uitsluitend geldig is op het traject woonplaats-arbeidsplaats. Over het eventuele gebruik van het Jaartrajectabonnement voor privéreizen wordt dan geen belasting geheven.
• Ook in deze situatie is er sprake van 'vervoer vanwege de werkgever'. Dat betekent dat uw werknemer geen reiskosten op de aangifte inkomstenbelasting kan aftrekken, ook al zou hij recht hebben op een OV-verklaring.

U kunt als werkgever bij NS Zakelijk een Jaartrajectabonnement, NS- of OV-Jaarabonnement kopen en deze op vrijwillige basis tegen een 'vriendenprijs' aan uw werknemer verstrekken. De werknemer koopt dus via de werkgever een jaarabonnement en betaalt daar een lager bedrag voor.

Hoe zit dit fiscaal gezien?

• Als werkgever kunt u altijd een Jaaratrajectabonnement voor woon-werkverkeer onbelast verstrekken aan uw werknemer, zelfs een “vriendenprijs” is niet nodig.
• Wanneer uw werknemer recht heeft op een OV-verklaring, dan kan hij voor de gemaakte reiskosten een bepaald bedrag aftrekken; dit geldt niet als hij de jaartrajectkaart gratis van zijn werkgever kreeg.
• De prijs die hij of zij voor het NS- of OV-Jaarabonnement aan de werkgever betaalt, dient echter minimaal 70% van de voor hem geldende reiskostenaftrek te bedragen om voor aftrek van reiskosten op de IB aangifte in aanmerking te komen.
• Het aandeel van de werkgever in de prijs van het abonnement wordt niet als loon gezien; de werkgever mag immers alle kosten van woon-werkverkeer per openbaar vervoer onbelast vergoeden.
• Daarbij gelden wel de gebruikelijke administratieve voorwaarden: bewaarplicht per medewerker en het beschikbaar houden van vervoerbewijzen voor controle door de fiscus.
• NS stuurt jaarlijks naar de belastingdienst een overzicht met alle afgenomen producten.

Wanneer de werkgever een van NS Zakelijk verkregen korting aan het personeel doorgeeft, wordt dit niet als loon beschouwd, mits het gaat om een normale grootgebruikkorting. De werknemer kan bij de aangifte inkomstenbelasting reiskosten aftrekken, maar moet dan wel recht hebben op een OV-verklaring.

Reist uw werknemer per openbaar vervoer? U mag de werkelijke reiskosten belastingvrij vergoeden, ongeacht met welk vervoerbewijs en in welke klasse uw medewerker reist. Als werkgever (de inhoudingsplichtige) moet u dan wel de vervoerbewijzen per werknemer administreren en voor controle beschikbaar houden. U kunt er ook voor kiezen € 0,19 per kilometer belastingvrij te vergoeden.

Aan werknemers die niet met het openbaar vervoer reizen, kan een belastingvrije vergoeding van euro 0,19 per kilometer worden gegeven. Dit bedrag geldt zowel voor woon-werkverkeer als voor zakenreizen. De vergoeding geldt ook voor de reis naar of van een opstapplaats voor openbaar vervoer .

Werknemers die geen reiskostenvergoeding krijgen van hun werkgever, kunnen, als ze recht hebben op een OV-verklaring, bepaalde bedragen aftrekken. De bedragen gelden voor een gemiddeld reisgedrag van vier dagen per week. Wordt er minder gereisd, dan geldt een evenredig lagere aftrek.

De NS-prijzen voor personenvervoer zijn inclusief 6% omzetbelasting. Raadpleeg uw belastingadviseur om te beoordelen of u voor aftrek in aanmerking komt.