Fiscale aspecten

Fiscale consequenties bij een NS- of OV-Jaarabonnement

Uw werknemer kan dit abonnement gebruiken voor het woon-werkverkeer, zakelijke reizen én privéreizen.

• Privégebruik van een NS- of OV-Jaarabonnement is in feite loon in natura. Echter, gebruikt uw medewerker het verstrekte Jaarabonnement voor woon-werkverkeer of in voldoende mate voor zakelijke reizen, dan wordt het privégebruik niet meer als loon in natura aangemerkt. Er hoeft dan ook geen belasting over te worden betaald.
• Uw werknemer gebruikt het Jaarabonnement in voldoende mate voor zakelijke reizen als hij niet slechts incidenteel voor zijn werk met de trein reist maar regelmatig. Bijvoorbeeld gemiddeld eenmaal per week gedurende het jaar. In deze situatie is er sprake van 'vervoer vanwege de werkgever'. Dat betekent dat uw werknemer geen reiskosten op de aangifte inkomstenbelasting kan aftrekken, ook al heeft hij of zij recht op een Openbaar Vervoer-verklaring (OV-verklaring).
• Voor abonnementen van gezinsleden van uw werknemer geldt de eis van een binding aan de dienstbetrekking overigens niet. Zij liften als het ware mee op het reispatroon van uw werknemer.

Fiscale consequenties bij een Jaartrajectabonnement

Het Jaartrajectabonnement is geldig op een vast traject. Medewerkers kunnen met deze abonnementen van hun woonplaats naar hun werk reizen en terug.

• Het verstrekken van dit abonnement aan uw werknemers heeft geen fiscale consequenties, mits het Jaartrajectabonnement uitsluitend geldig is op het traject woonplaats-arbeidsplaats. Over het gebruik van de Jaartrajectabonnement voor privéreizen wordt dan geen belasting geheven.
• Ook in deze situatie is er sprake van 'vervoer vanwege de werkgever'. Dat betekent dat uw werknemer geen reiskosten op de aangifte inkomstenbelasting kan aftrekken, ook al zou hij recht hebben op een OV-verklaring.

U kunt als werkgever bij NS Zakelijk een Jaartrajectabonnement, NS- of OV-Jaarabonnement kopen en deze op vrijwillige basis tegen een 'vriendenprijs' aan uw werknemer verstrekken. De werknemer koopt dus via de werkgever een jaarabonnement en betaalt daar een lager bedrag voor.

Hoe zit dit fiscaal gezien?

• Wanneer uw werknemer recht heeft op een OV-verklaring, dan kan hij voor de gemaakte reiskosten een bepaald bedrag aftrekken.
• De prijs die hij of zij voor het abonnement betaalt, dient echter minimaal 70% van de voor hem geldende reiskostenaftrek te bedragen.
• Het aandeel van de werkgever in de prijs van het abonnement wordt niet als loon gezien; de werkgever mag immers alle kosten van woon-werkverkeer per openbaar vervoer onbelast vergoeden.
• Daarbij gelden wel de gebruikelijke administratieve voorwaarden: bewaarplicht per medewerker en het beschikbaar houden van vervoerbewijzen voor controle door de fiscus.
• NS stuurt jaarlijks naar de belastingdienst een overzicht met alle afgenomen producten.

Wanneer de werkgever een van NS Zakelijk verkregen korting aan het personeel doorgeeft, wordt dit niet als loon beschouwd, mits het gaat om een normale grootgebruikkorting. De werknemer kan bij de aangifte inkomstenbelasting reiskosten aftrekken, maar moet dan wel recht hebben op een OV-verklaring.

Reist uw werknemer per openbaar vervoer? U mag de werkelijke reiskosten belastingvrij vergoeden, ongeacht met welk vervoerbewijs en in welke klasse uw medewerker reist. Als werkgever (de inhoudingsplichtige) moet u dan wel de vervoerbewijzen per werknemer administreren en voor controle beschikbaar houden. U kunt er ook voor kiezen € 0,19 per kilometer belastingvrij te vergoeden.

Aan werknemers die niet met het openbaar vervoer reizen, kan een belastingvrije vergoeding van euro 0,19 per kilometer worden gegeven. Dit bedrag geldt zowel voor woon-werkverkeer als voor zakenreizen. De vergoeding geldt ook voor de reis naar of van een opstapplaats voor openbaar vervoer .

Werknemers die geen reiskostenvergoeding krijgen van hun werkgever, kunnen, als ze recht hebben op een OV-verklaring, bepaalde bedragen aftrekken. De bedragen gelden voor een gemiddeld reisgedrag van vier dagen per week. Wordt er minder gereisd, dan geldt een evenredig lagere aftrek.

De NS-prijzen voor personenvervoer zijn inclusief 6% omzetbelasting. Raadpleeg uw belastingadviseur om te beoordelen of u voor aftrek in aanmerking komt.