Hoofdnavigatie

Naar content

Proces na bestellen

U heeft de NS-Business Card besteld. Wat nu? Als nieuwe klant van NS Zakelijk doorloopt u de volgende stappen.


Stap 1. Aanvragen overeenkomst

Het aanvraagformulier voor de overeenkomst ontvangt u van uw NS Zakelijk contactpersoon. Via het aanvraagformulier sluit u een overeenkomst af tussen uw organisatie en de NS. In het formulier start u met het opgeven van een contactpersoon. De contactpersoon is verantwoordelijk voor het bestellen en beheren van de NS-Business Cards. Wanneer u als organisatie gebruik maakt van meerdere contactpersonen is het raadzaam om een contactpersoon per afdeling aan te wijzen.

Als contactpersoon kunt u meerdere kaarten tegelijk aanvragen als het om een NS-Business Card met of zonder Dal abonnement gaat. Kaarten in combinatie met andere abonnementsvormen zijn alleen per medewerker te bestellen. Wie de kaarten mag bestellen en in ontvangst mag nemen geeft u aan op de overeenkomst.

Naast persoonlijke kaarten kunt u ook kiezen voor een afdelingskaart. Dit is een (anonieme) NS-Business Card die door meerdere mensen op de afdeling te gebruiken is. Deze kaart kunt u bestellen met of zonder een Dal abonnement.

Tot slot kunt u aangeven of u op maandelijkse of jaarlijkse termijn uw facturatie van de abonnementskosten centraal of per afdeling wenst te ontvangen. De keuze voor facturatie brengt geen additionele kosten met zich mee. Losse transacties worden maandelijks gefactureerd.

Stap 2. Verwerken aanvraag

Nadat de gegevens door NS zijn verwerkt, ontvangt u als contactpersoon de inloggegevens voor Mijn NS Zakelijk. Via de link naar Mijn NS Zakelijk maakt u een account aan voor de organisatie. Vervolgens kunt u alle medewerkers in het programma laden. Hierbij worden personeelsgegevens, zoals personeelsnummers en kostenplaats gekoppeld aan medewerkers. Dit resulteert in een Mijn NS Zakelijk account voor iedere medewerker.

Stap 3. Bestellen kaarten

Afhankelijk van wat u heeft aangegeven op het aanvraagformulier, ligt het afronden van de bestelling in handen van u als contactpersoon of de medewerker zelf. Wanneer de Mijn NS Zakelijk accounts zijn geactiveerd, kunt u de NS-Business Card bestelling plaatsen.

Upload een pasfoto van de medewerker voor op de NS-Business Card en maak een keuze uit de beschikbaar gestelde abonnementen. Weten welk abonnement het beste bij u past? Vul dan de abonnementenwijzer in.

Stap 4. Ontvangen en uitdelen kaarten

Na afronding van uw bestelling, ontvangt de medewerker de kaart binnen 14 dagen op het door u opgegeven adres in Mijn NS Zakelijk. U kunt binnen uw bedrijf onderling afspraken maken over het gebruik van de kaart, zoals wanneer en waarvoor de NS-Business Card gebruikt mag worden. En hoe de administratieve afwikkeling geregeld is.

Stap 5. Reizen

Na ontvangst van de NS-Business Card kan deze direct gebruikt worden. Of na ingang van de opgegeven ingangsdatum.

Stap 6. Factuur

NS Zakelijk factureert maandelijks achteraf de kosten van de gemaakte reizen en afgenomen diensten. De contactpersoon voor de facturatie ontvangt een e-mail met de totaal factuur. Dit is een overzicht van de totaal gemaakte kosten. In Mijn NS Zakelijk zijn 3 factuurversies beschikbaar. De PDF factuur in Mijn NS Zakelijk biedt overzicht van de gemaakte reiskosten. Met behulp van de CSV-bestanden kunt u analyses maken, waaruit u management rapportages en specifieke inzichten kunt genereren. Hoe u optimaal gebruik maakt van deze facturatiefuncties vindt u in de handleidingen.