Naar content

Hoofdnavigatie

Naar content

Hoofdnavigatie

Facturatie

Maandelijks krijgt u voor alle abonnements- en/of reiskosten een factuur. Als contactpersoon voor NS kunt u de facturen inzien in uw Mijn NS Zakelijk account en hier ook specificaties bekijken en downloaden. Alles over het facturatieproces, factuurwijzigingen en de betaling van facturen en leest u op deze pagina.


Debet- en creditfacturen en specificaties

Alles wat u wilt weten over de verrekening van uw gemaakte reizen en transacties. Van debet- tot creditfacturen, hoe u deze in kunt zien, de status van facturen kunt bekijken en veel meer.

  • Wanneer ontvang ik mijn eerste factuur?

    U ontvangt uw eerste factuur in de maand opvolgend aan de maand waarin uw NS-Business Card in is gegaan. Bijvoorbeeld: uw NS-Business Card heeft als ingangsdatum 1-7-2019, dan ontvangt u uw eerste factuur rond 14-8-2019. Maar ook wanneer uw NS-Business Card op 31-7-2019 in is gegaan, ontvangt u uw factuur rond 14-8-2019. Dit geldt voor alle NS-Business Cards waarop een abonnement staat.

    Wanneer u een NS-Business Card zónder abonnement heeft, ontvangt u uw eerste factuur in de maand na uw eerste reisdatum. Bijvoorbeeld: u heeft uw eerste reis gemaakt op 5-7-2019, dan ontvangt u uw eerste factuur rond 14-8-2019.

  • Inzien en downloaden van facturen

    Maandelijks krijgt u uw factuur (in PDF-formaat) rond de 14e van de maand via e-mail toegestuurd. De bijlagen bij de factuur zijn op dat moment ook voor u, als contactpersoon van uw organisatie, beschikbaar in Mijn NS Zakelijk. In deze bijlagen, een factuurspecificatie (PDF-formaat) en transactieoverzicht (CSV-formaat), vindt u gespecificeerde informatie over de gemaakte reizen en transacties en de kosten die hieraan verbonden zijn. 

  • Voor welke periode is mijn ontvangen factuur?

    In de e-mail met factuur staat in de eerste zin ‘Hierbij ontvangt u de factuur van [maand]-[jaar] van de NS-Business Card.‘ Wanneer hier bijvoorbeeld februari 2019 staat, betekent dit dat u alle transacties met een datum in februari 2019 gefactureerd krijgt. Het gaat dan zowel om reistransacties als abonnementskosten (indien van toepassing in die maand). Het kán ook voorkomen dat er een transactie van een maand eerder op de factuur staat.

  • Wanneer wordt mijn ontvangen factuur geïncasseerd?

    De factuur wordt ongeveer 30 dagen na ontvangst van uw rekening afgeschreven.
    Heeft u (ook) een creditfactuur ontvangen (u krijgt geld van NS Zakelijk)? Dan wordt deze verrekend met de debetfactuur (de factuur die u moet betalen aan NS Zakelijk). Het verschil wordt bij u geïncasseerd.
    Is de creditfactuur hoger dan de debetfactuur, dan wordt er niets geïncasseerd. De debetfactuur blijft op status ‘Open‘ staan in Mijn NS Zakelijk.

    Is de creditfactuur veel hoger dan uw gemiddelde debetfactuur, dan kan het meerdere maanden duren voordat NS Zakelijk weer daadwerkelijk incasseert bij u. Wilt u hier niet op wachten, dan kunt u een ‘verzoek tot uitbetaling’ doen aan NS. Dit kan door contact op te nemen met onze Klantenservice. Vermeld hierbij uw debiteurennummer (staat op de factuur) en het rekeningnummer waar u dit bedrag naar overgemaakt wil hebben. Ongeveer 2 weken later krijgt u dit bedrag uitbetaald.
    Pas nadat alle debetfacturen met de creditfactuur zijn verrekend of u het creditsaldo uitbetaald heeft gekregen, krijgen de debetfacturen de status ‘Betaald‘ in Mijn NS Zakelijk.

  • Betaal ik jaarlijks of maandelijks?

    Om dit te achterhalen logt u als Contactpersoon (dus met uw gebruikersnaam en wachtwoord) in op Mijn NS Zakelijk. Kijk wanneer u ingelogd bent bij ‘Bedrijfsgegevens’. Hier vindt u ‘Betaling abonnementskosten’ en ziet u of u ‘in jaarlijkse termijnen’ of ‘in maandelijkse termijnen’ betaalt. 

  • Rekeningnummer wijzigen

    • Heeft u automatische incasso en wilt u uw rekeningnummer wijzigen? Dan kunt u dit doen via een iDEAL betaling. Log in als Contactpersoon in Mijn NS Zakelijk en kijk onder ‘Bedrijfsgegevens’.
    • Heeft u automatische incasso, maar geen toegang tot iDEAL? Maak dan € 0,01 over naar NL59 ABNA 0590 8498 75 t.n.v. NS Reizigers Debiteurenadministratie en stuur een bewijs van betaling per e-mail op naar nszakelijk@ns.nl.

    Let op: een gewijzigd rekeningnummer dient u altijd zélf te wijzigen of aan ons door te geven. Ook wanneer u deelneemt aan een Overstapservice.

  • Wat is mijn huidige betaalmethode? (alleen in te zien en te wijzigen voor ZZP’ers)

    Om na te gaan of u betaalt via automatische incasso of via handmatig overboeken, logt u als contactpersoon op de Mijn NS Zakelijk omgeving in. Onder het kopje ‘Bedrijfsgegevens’ vindt u bij ‘Betaalmethode’ uw huidige betaalmethode. Dit kan ‘handmatige overboeking’ of ‘automatische incasso’ zijn. Voor MKB en Corporate organisaties is standaard de betaalmethode ‘handmatige overboeking’ ingesteld. 

  • Hoe weet ik welke factu(u)r(en) ik nog moet betalen?

    U kunt in Mijn NS Zakelijk (ingelogd als Contactpersoon) zien welke facturen u van NS Zakelijk ontvangen heeft en of wij de betaling al hebben ontvangen. U vindt dit bij het menu-item ‘Factuurinformatie‘. 

    Heeft u nog meer vragen over uw factuur, neem dan contact op met onze Klantenservice.

  • Kan ik een creditfactuur en een debetfactuur met elkaar verrekenen?

    Betaalt u via automatische incasso? Zie dan de vraag ‘Wanneer wordt mijn ontvangen factuur geïncasseerd?’ op deze pagina.
    Betaalt u via een overmaking naar NS? U kunt uw credit- en debetfactuur dan met elkaar verrekenen en het resterende debetsaldo naar NS overmaken.  

    Is uw creditfactuur hoger dan uw debetfactuur en wilt u dit uitbetaald krijgen? Neem dan contact op met onze Klantenservice voor dit verzoek , Vermeld hierbij uw debiteurennummer (staat op de factuur), het factuurnummer en uw rekeninggegevens. U krijgt uw geld binnen 14 dagen uitbetaald. 

  • Zijn er nog openstaande facturen voor mijn organisatie?

    Om dit na te gaan logt u als contactpersoon in op de Mijn NS Zakelijk omgeving. Via het kopje ‘Facturenoverzicht’ en door bij ‘Betaalstatus’ de status ‘Open’ te selecteren, vindt u een overzicht van de facturen die nog openstaan voor uw organisatie. Ook facturen met betaalstatus ‘Betaaltermijn verstreken’ en ‘Deels betaald’ moeten vanzelfsprekend nog worden voldaan.

  • Ik heb een betalingsherinnering ontvangen. Waar vind ik meer informatie?

    In uw Mijn NS Zakelijk account (wanneer u bent ingelogd in de rol ‘contactpersoon’) kunt u zien welke facturen er nog geheel of gedeeltelijk open staan en voor welke facturen de betaaltermijn inmiddels is verstreken. Kijk hiervoor bij ‘Facturenoverzicht’ en kijk bij ‘Betaalstatus’. Heeft u na het inzien van deze facturen nog vragen? Neem dan contact op met onze Klantenservice.  

  • Wat is de status van de uitbetaling van mijn creditnota?

    Wanneer u dit wilt weten kunt u contact opnemen met onze Klantenservice. 

  • Hoe ziet de verrekening van een automatisch herstelde transactie eruit in de factuurbijlage?

    Lees hier meer over de Vergeten Check-uit Service.

    Net als bij een handmatig herstelde vergeten check-uit, brengen we ook bij een automatisch herstelde transactie een correctietarief in rekening. Dit tarief herstellen we direct op dezelfde factuur. Daarnaast brengen we de ritprijs in rekening. In één factuurmaand ziet u de onderstaande transacties op uw factuur:

    (Debet-factuur) – dit brengen wij in rekening:

    • De ritprijs van de automatisch herstelde rit

    • Het ‘Correctietarief: Reis zonder check uit’ op datum van vergeten check-uit

    • Teruggave van het ‘Correctietarief: Reis zonder check uit’ op datum van vergeten check-uit Debet-factuur ‘Treinreizen’: Debet-factuur ‘Correctietarieven treinen’: Credit-factuur ‘Correctietarieven treinen’ 

Fiscale ruimte & btw

Op uw maandelijke NS-Business Card factuur staat het btw-bedrag van uw gemaakte transacties gespecificeerd. Hieronder wordt vanuit een btw- en loonbelastingperspectief ingegaan op de verstrekking en het gebruik van de NS-Business Card.

  • Loonbelasting en de Werkkostenregeling (WKR)

    Wat wordt verstaan onder de Werkkostenregeling (WKR)?

    Als werkgever heeft u te maken  met de Werkkostenregeling (WKR). De WKR bepaalt hoe u om kunt gaan met de loonheffingen van alle vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. In principe vallen alle vergoedingen en verstrekkingen die u aan uw werknemers geeft onder het loon. Maar u kunt per vergoeding of verstrekking kiezen of u deze als werknemersloon of als werkkostenpost aanwijst. Hiervoor is een forfaitaire vrijstelling van 1,2% van de totale fiscale loonsom. Ook wel het werkkosten-budget genoemd. Alles wat bovenop deze 1,2% van de loonsom wordt vergoed, is belast met de 80%-eindheffing. Dit wordt de werkgeversheffing genoemd.

    Wat zijn de gerichte vrijstellingen? 

    Gerichte vrijstellingen zijn een aantal expliciet aangewezen vergoedingen en verstrekkingen.  
    Voor loon in natura geldt de Waarde in het Economisch Verkeer (WEV). Dit komt neer op de factuurwaarde inclusief btw. Maar er is ook een aantal loon in natura bestanddelen die tegen een waarde van nihil wordt gewaardeerd (nihilwaardering). Deze hebben betrekking op voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt of verbruikt. Hierdoor komen deze bestanddelen feitelijk ook niet ten laste van het werkkostenbudget. Wanneer de vergoeding wordt behandeld als werknemersloon, dan wordt de vergoeding of verstrekking belast bij de werknemer. De werkgever draagt de belasting dan af aan de Belastingdienst

  • Btw aftrekken over zakelijke-, woon-werk of privé reiskosten

    Zakelijke reiskosten

    U kunt altijd de btw aftrekken over zakelijke uitgaven zoals zakelijk vervoer en dienstreizen.

    Woon-werk reiskosten

    U kunt niet in alle gevallen de btw terugvragen over uw woon-werk reiskosten. Vervoersabonnementen worden gezien als een verstrekking. Als dit niet meer is dan € 227 per jaar, dan kunt u de btw terugvragen. Van een gemiddeld abonnement ligt de waarde hoger. Dit is allemaal geregeld in het Besluit Uitsluiting Aftrek (BUA) van voorbelasting. Het loont altijd de moeite om uw bedrijfssituatie door te nemen met uw fiscale adviseur.

    Privé reiskosten

    Hierbij moet u onder andere denken aan vervoerbewijzen voor OV en het vervoer van personeel met eigen vervoermiddelen. Het privégebruik van de auto van de zaak door het personeel valt onder de regels van de btw. Meer informatie vindt u op de website van de Belastingdienst. Of raadpleeg uw fiscaal adviseur.

  • Hoe kan ik de maximale fiscale ruimte het beste benutten?

    • Bij verstrekkingen geldt dat alle reizen met OV, inclusief privéreizen (mits sprake is van méér dan sporadisch zakelijk gebruik) onder de gerichte vrijstelling vallen. Het is op zich dus niet nodig het werkkostenbudget aan te spreken voor de mobiliteit van uw werknemers.  
    • U kunt de werknemers die met het OV naar het werk komen belastingvrij dezelfde vergoeding geven als de werknemers die op een andere wijze naar het werk komen en € 0,19 per kilometer vergoed krijgen. Dit leidt tot een gelijke behandeling van uw personeel. Er moet dan wel voldoende ruimte zijn in het werkkostenbudget.  

Voorbeeld factuur + factuurwijzigingen