Naar content

Hoofdnavigatie

Betaling en factuur

Maandelijks krijgt u voor alle reiskosten een factuur op basis van uw verbruik en de klasse waarin u reist (1e of 2e klas). Als contactpersoon voor NS binnen uw organisatie kunt u de facturen inzien in Mijn NS Zakelijk en specificaties downloaden.


Gespecificeerde facturen in Mijn NS Zakelijk

Op de factuur staat de volgende informatie:

  • NS-Business Card abonnementen
  • Treinreizen, toeslagen en eventuele correctietarieven
  • Bus-, tram- en metroreizen
  • Afgenomen deur-tot- deurdiensten

De factuur over de verbruikte diensten ontvangt u rond de 14e van de maand. Wij verstrekken geen aparte fiscale jaaropgave. Voor uw boekhouding kunt u de maandelijkse facturen gebruiken. Hierin staan de reizen die u en/of andere medewerkers de vorige maand hebben gemaakt.

Let op: facturen en bijlagen zijn maximaal 18 maanden beschikbaar in Mijn NS Zakelijk.

Gemaakte reizen op de factuur

Alle reizen op rekening staan op de factuur, behalve reizen die vallen onder een Traject Vrij, Trein Vrij of OV Vrij abonnement. Deze ziet u niet terug op het factuuroverzicht, omdat dit deel al eerder in rekening is gebracht. Reizen die de kaarthouder maakt met deur-tot-deurdiensten worden wel altijd weergegeven op de factuur. 

De tarieven op de factuur zijn gelijk aan de prijzen die NS en andere OV-vervoerders hanteren bij het reizen op rekening. Voor de tarieven die de andere vervoerders hanteren verwijzen wij u graag naar de sites van deze vervoerders.

Jaarlijkse of maandelijkse betaling abonnementen

De vaste kosten voor een Traject Vrij, Trein Vrij, OV Vrij en Dal abonnement worden jaarlijks vooraf in rekening gebracht. Het moment van facturatie hangt af van de ingangsdatum van het abonnement.

Onderscheid tussen privé en zakelijke reizen

Kaarthouders hebben in Mijn NS Zakelijk de mogelijkheid om de kenmerken ‘Privé, ‘Zakelijk’ of ‘Woon-werk’ toe te voegen aan iedere transactie. Zo heeft u van elke kaarthouder inzicht in de verhouding tussen zakelijke reizen, woon-werk en privégebruik van de NS-Business Card. Met deze specificatie wordt het bijvoorbeeld mogelijk om het privégebruik met de kaarthouder te verrekenen. Indien uw organisatie privéreizen niet wil faciliteren, dan kunt u hier zelf afspraken over maken met medewerkers. NS Zakelijk stelt een voorbeeld gebruikersovereenkomst ter beschikking.

Rekeningnummer veranderen

  • Heeft u automatische incasso en wilt u uw rekeningnummer wijzigen? Dan kunt u dit doen via een iDEAL betaling. Log in als Contactpersoon in Mijn NS Zakelijk en kijk onder ‘Bedrijfsgegevens’.
  • Heeft u automatische incasso, maar geen toegang tot iDEAL? Maak dan € 0,01 over naar NL59 ABNA 0590 8498 75 t.n.v. NS Reizigers Debiteurenadministratie en stuur een bewijs van betaling per e-mail op naar nszakelijk@ns.nl.

Betaaltermijn omzetten van jaarlijks naar maandelijks

  • Heeft u minder dan 5 kaarten in beheer en wilt u uw betaaltermijn wijzigen? Het aanpassen van de betaaltermijn kan in Mijn NS Zakelijk onder het tabblad ‘Bedrijfsgegevens’. Houd er rekening mee dat deze wijziging pas na afloop van het contractjaar wordt toegepast.

    Wilt u dit per direct in laten gaan? Beëindig dan de onderliggende NS-Business Cards (met lopende contracten met jaarlijkse betaling). Zodra deze zijn stopgezet en u de betaaltermijn heeft gewijzigd in Mijn NS Zakelijk, kunt u opnieuw NS-Business Cards aanvragen. Bij de aanvraag van de nieuwe NS-Business Cards zullen de abonnementskosten maandelijks worden gefactureerd.
     
  • Bent u NS contactpersoon en heeft u meer dan 5 kaarten binnen uw organisatie? Neem dan contact op met uw accountmanager van NS om uw betaaltermijn te wijzigen.

Heeft u een betaalachterstand?

Via Mijn NS Zakelijk kunt u uw facturen inzien en bijhorende betaalstatus. Onder vermelding van het factuurnummer en uw debiteurnummer kunt u de openstaande facturen overschrijven naar NL59 ABNA 0590 8498 75 t.n.v. NS Reizigers Debiteurenadministratie.

Het transactieoverzicht

Zakelijke klanten ontvangen eens per maand een factuur voor de totale overeenkomst met NS Zakelijk. Naast een totaalfactuur kunt u er ook voor kiezen om in Mijn NS Zakelijk een aparte factuurspecificatie per afdeling in te zien. In verband met privacywetgeving wordt alleen de factuur per e-mail verzonden. De factuurspecificatie en het transactieoverzicht kunt u als contactpersoon voor NS alleen in Mijn NS Zakelijk bekijken en downloaden.