Facturatie en betaling

Maandelijks krijg je voor alle reiskosten een factuur op basis van je verbruik en de klasse waarin je reist (1e of 2e klas). Als contactpersoon voor NS binnen je bedrijf kun je de facturen inzien in Mijn NS Zakelijk en specificaties downloaden

Debet- en creditfacturen en specificaties

Op deze pagina staat alles wat je wil weten over de verrekening van je gemaakte reizen en transacties. Van debet- tot creditfacturen, hoe je deze in kunt zien, de status van facturen kunt bekijken en veel meer.

Veelgestelde vragen over facturatie en betaling

Hoe ziet de verrekening van een automatisch herstelde transactie eruit in de factuurbijlage?

Lees hier meer over de Vergeten Check-uit Service.

Net als bij een handmatig herstelde vergeten check-uit, brengen we ook bij een automatisch herstelde transactie een correctietarief in rekening. Dit tarief herstellen we direct op dezelfde factuur. Daarnaast brengen we de ritprijs in rekening. In één factuurmaand zie je de onderstaande transacties op je factuur:

(Debet-factuur) – dit brengen wij in rekening:

• De ritprijs van de automatisch herstelde rit
• Het ‘Correctietarief: Reis zonder check uit’ op datum van vergeten check-uit
• Teruggave van het ‘Correctietarief: Reis zonder check uit’ op datum van vergeten check-uit Debet-factuur ‘Treinreizen’: Debet-factuur ‘Correctietarieven treinen’: Credit-factuur ‘Correctietarieven treinen’

Wanneer ontvang ik mijn eerste factuur?

Je ontvangt je eerste factuur in de maand opvolgend aan de maand waarin je NS-Business Card in is gegaan. Bijvoorbeeld: je NS-Business Card heeft als ingangsdatum 1-2-2025, dan ontvang je jouw eerste factuur rond 14-3-2025. Maar ook wanneer je NS-Business Card op 28-2-2025 in is gegaan, ontvang je jouw factuur rond 14-3-2025. Dit geldt voor alle NS-Business Cards waarop een abonnement staat.

Wanneer je een NS-Business Card zónder abonnement hebt, ontvang je jouw eerste factuur in de maand na uw eerste reisdatum. Bijvoorbeeld: je hebt je eerste reis gemaakt op 5-2-2025, dan ontvang je jouw eerste factuur rond 14-3-2025.

Hoe kan ik mijn facturen inzien en downloaden?

Maandelijks krijgt je jouw factuur (in PDF-formaat) rond de 14e van de maand via e-mail toegestuurd.

De bijlagen bij de factuur zijn op dat moment ook voor jou, als contactpersoon van je organisatie, beschikbaar in Mijn NS Zakelijk onder 'Facturenoverzicht'. In die bijlagen, een factuurspecificatie (PDF-formaat) en transactieoverzicht (CSV-formaat), vind je gespecificeerde informatie over de gemaakte reizen en transacties en de kosten die hieraan verbonden zijn.

Over welke periode is mijn ontvangen factuur?

Alle gemaakte reizen worden maandelijks achteraf gefactureerd. Betaal je via automatische incasso, dan schrijven we het bedrag 3 werkdagen na ontvangst van de factuur af van de rekening van je organisatie. Betaal je door handmatig over te boeken, dan geldt een betaaltermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur.

Betaling via automatische incasso - een voorbeeld

1. Jij en/of je medewerkers reizen in januari
2. De factuur van januari volgt in februari
3. De automatische incasso vindt ongeveer 3 werkdagen na het ontvangen van je factuur plaats

Betaling via overboeking - een voorbeeld

1. Jij en/of je medewerkers reizen in januari
2. De factuur van januari volgt in februari met een betaaltermijn van 30 dagen
3. Je betaalt in maart

Je ontvangt de facturen per e-mail. In die e-mail staat de zin 'Hierbij ontvang je de factuur van [maand]-[jaar] van de NS-Business Card'. Wanneer hier bijvoorbeeld januari 2024 staat, betekent dit dat je alle transacties met een datum in januari 2024 gefactureerd krijgt. Het gaat dan zowel om reistransacties als abonnementskosten (indien van toepassing in die maand). Het kan ook voorkomen dat er een transactie van een maand eerder op de factuur staat.

Wanneer wordt mijn ontvangen factuur geïncasseerd?

Betaal je via automatische incasso? Dan schrijven we de kosten van de gemaakte reizen binnen ongeveer 3 werkdagen nadat je onze factuur hebt ontvangen af van de rekening van je organisatie. Betaal je door handmatig over te maken, dan geldt een betaaltermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur.

Creditfactuur

Heb je (ook) een creditfactuur ontvangen (je krijgt geld van NS Zakelijk)? Dan wordt deze verrekend met de debetfactuur (de factuur die je moet betalen aan NS Zakelijk). Het verschil wordt bij je geïncasseerd.

Is de creditfactuur hoger dan de debetfactuur, dan wordt er niets geïncasseerd. De debetfactuur blijft op status ‘Open‘ staan in Mijn NS Zakelijk.

Is de creditfactuur veel hoger dan je gemiddelde debetfactuur, dan kan het meerdere maanden duren voordat NS Zakelijk weer daadwerkelijk incasseert bij je. Wil je hier niet op wachten, dan kun je een ‘verzoek tot uitbetaling’ doen aan NS. Dit kan door contact op te nemen met onze Klantenservice. Vermeld hierbij je debiteurennummer (staat op de factuur) en het rekeningnummer waar je dit bedrag naar overgemaakt wil hebben. Ongeveer 2 weken later krijgt je dit bedrag uitbetaald.

Pas nadat alle debetfacturen met de creditfactuur zijn verrekend of je het creditsaldo uitbetaald hebt gekregen, krijgen de debetfacturen de status ‘Betaald‘ in Mijn NS Zakelijk.

Betaal ik jaarlijks of maandelijks?

Om dit te achterhalen log je  als Contactpersoon (dus met je gebruikersnaam en wachtwoord) in op Mijn NS Zakelijk. Kijk wanneer je ingelogd bent bij ‘Bedrijfsgegevens’. Hier vind je ‘Betaling abonnementskosten’ en zie je of je ‘in jaarlijkse termijnen’ of ‘in maandelijkse termijnen’ betaalt.

Wat is mijn huidige betaalmethode? (Alleen in te zien en te wijzigen voor zzp’ers)

Om na te gaan of je betaalt via automatische incasso of handmatig overboeken, log je als zzp'er in in Mijn NS Zakelijk voor contactpersonen. Onder het kopje ‘Bedrijfsgegevens’ vind je bij ‘Betaalmethode’ je huidige betaalmethode. Dit kan ‘handmatige overboeking’ of ‘automatische incasso’ zijn.

Voor MKB en Corporate organisaties is standaard de betaalmethode ‘handmatige overboeking’ ingesteld.

Hoe weet ik welke factu(u)r(en) ik nog moet betalen?

Je kunt in Mijn NS Zakelijk (ingelogd als Contactpersoon) zien welke facturen je van NS Zakelijk ontvangen heeft en of wij de betaling al hebben ontvangen. Je vindt dit bij het menu-item ‘Factuurinformatie‘.

Heb je nog meer vragen over je factuur, neem dan contact op met onze Klantenservice.

Kan ik een creditfactuur en een debetfactuur met elkaar verrekenen?

Betaal je via automatische incasso? Zie dan de vraag ‘Wanneer wordt mijn ontvangen factuur geïncasseerd?’ op deze pagina.

Betaal je via een overmaking naar NS? Je kunt je credit- en debetfactuur dan met elkaar verrekenen en het resterende debetsaldo naar NS overmaken. 

Is je creditfactuur hoger dan je debetfactuur en wil je dit uitbetaald krijgen? Neem dan contact op met onze Klantenservice voor dit verzoek. Vermeld hierbij je debiteurennummer (staat op de factuur), het factuurnummer en je rekeninggegevens. Je krijgt je geld binnen 14 dagen uitbetaald.

Zijn er nog openstaande facturen voor mijn organisatie?

Om dit na te gaan log je als contactpersoon in op de Mijn NS Zakelijk omgeving. Via het kopje ‘Facturenoverzicht’ en door bij ‘Betaalstatus’ de status ‘Open’ te selecteren, vind je een overzicht van de facturen die nog openstaan voor jouw organisatie. Ook facturen met betaalstatus ‘Betaaltermijn verstreken’ en ‘Deels betaald’ moeten vanzelfsprekend nog worden voldaan.

Meer vragen over facturatie en betaling

Zijn er nog openstaande facturen voor mijn organisatie?

Om dit na te gaan log je als contactpersoon in op de Mijn NS Zakelijk omgeving. Via het kopje ‘Facturenoverzicht’ en door bij ‘Betaalstatus’ de status ‘Open’ te selecteren, vind je een overzicht van de facturen die nog openstaan voor jouw organisatie. Ook facturen met betaalstatus ‘Betaaltermijn verstreken’ en ‘Deels betaald’ moeten vanzelfsprekend nog worden voldaan.

Ik heb een betalingsherinnering ontvangen. Waar vind ik meer informatie?

In je Mijn NS Zakelijk account (wanneer je bent ingelogd als ‘contactpersoon’) kun je zien welke facturen er nog geheel of gedeeltelijk open staan en voor welke facturen de betaaltermijn inmiddels is verstreken. Kijk hiervoor bij ‘Facturenoverzicht’ en kijk bij ‘Betaalstatus’. Heb je na het inzien van deze facturen nog vragen? Neem dan contact op met onze Klantenservice.

Wat is de status van de uitbetaling van mijn creditnota?

Wanneer je dit wil weten, neem je contact op met onze Klantenservice.

Fiscale ruimte en btw

Wat zijn de Werkkostenregeling (WKR) en gerichte vrijstellingen?

Werkkostenregeling (WKR)

Als werkgever heb je te maken met de Werkkostenregeling (WKR). De WKR bepaalt hoe je om kunt gaan met de loonheffingen van alle vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. In principe vallen alle vergoedingen en verstrekkingen die je aan je werknemers geeft onder het loon (naast een aantal gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen). Maar je kunt per vergoeding of verstrekking kiezen of je deze als werknemersloon of als werkkostenpost aanwijst. Hiervoor is in 2024 een forfaitaire vrijstelling van 1,92% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom en 1,18% over het bedrag erboven, de zogenaamde vrije ruimte. Alle vergoedingen die hierbuiten vallen worden belast met een 80%-eindheffing.

Wat zijn de gerichte vrijstellingen?

Gerichte vrijstellingen zijn een aantal expliciet aangewezen vergoedingen en verstrekkingen.  Voor loon in natura geldt de Waarde in het Economisch Verkeer (WEV). Dit komt neer op de factuurwaarde inclusief btw. Maar er is ook een aantal loon in natura bestanddelen die tegen een waarde van nihil wordt gewaardeerd (nihilwaardering). Deze hebben betrekking op voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt of verbruikt. Hierdoor komen deze bestanddelen feitelijk ook niet ten laste van het werkkostenbudget. Wanneer de vergoeding wordt behandeld als werknemersloon, dan wordt de vergoeding of verstrekking belast bij de werknemer. De werkgever draagt de belasting dan af aan de Belastingdienst.

Over welke reiskosten mag ik de btw aftrekken?

Zakelijke reiskosten

Je kunt altijd de btw aftrekken over zakelijke uitgaven zoals zakelijk vervoer en dienstreizen.

Woon-werkkosten

Je kunt niet in alle gevallen de btw terugvragen over je woon-werk reiskosten. Vervoersabonnementen worden gezien als een verstrekking. Als dit niet meer is dan € 227 per jaar, dan kun je de btw terugvragen. Van een gemiddeld abonnement ligt de waarde hoger. Dit is allemaal geregeld in het Besluit Uitsluiting Aftrek (BUA) van voorbelasting. Het loont altijd de moeite om je bedrijfssituatie door te nemen met je fiscale adviseur.

Privé-reiskosten

Hierbij moet je onder andere denken aan vervoerbewijzen voor OV en het vervoer van personeel met eigen vervoermiddelen. Het privégebruik van de auto van de zaak door het personeel valt onder de regels van de btw. Meer informatie vind je op de website van de Belastingdienst. Of bij je fiscaal adviseur.

Hoe kan ik de maximale fiscale ruimte het beste benutten?

• Bij verstrekkingen geldt dat alle reizen met OV, inclusief privéreizen (mits sprake is van méér dan sporadisch zakelijk gebruik) onder de gerichte vrijstelling vallen. Het is op zich dus niet nodig het werkkostenbudget aan te spreken voor de mobiliteit van je werknemers.  
• Je kunt de werknemers die met het OV naar het werk komen, belastingvrij dezelfde vergoeding geven als de werknemers die op een andere wijze naar het werk komen en € 0,23 per kilometer vergoed krijgen. Dit leidt tot een gelijke behandeling van je personeel. Er moet dan wel voldoende ruimte zijn in het werkkostenbudget.