Reiskostenvergoeding 2026: alles wat werkgevers moeten weten
In 2026 mag je medewerkers voor woon-werkverkeer en zakelijke reizen maximaal € 0,25 per kilometer onbelast vergoeden. Voor openbaar vervoer geldt een uitzondering: je mag de werkelijke OV-kosten volledig belastingvrij vergoeden.
In dit artikel lees je welke regels gelden voor de reiskostenvergoeding, wanneer een vergoeding verplicht is, welke vergoedingen belastingvrij zijn en hoe je als werkgever slim omgaat met woon-werkverkeer, zakelijke reizen en hybride werken. Ook ontdek je hoe de NS-Business Card en NS Go helpen om reiskosten eenvoudig te beheren.
Mark Sloothaak, Mobiliteitsadviseur
NS Zakelijk
Voor reizen met eigen vervoer, zoals lopend, met de auto of de fiets, geldt in 2026 een maximale belastingvrije kilometervergoeding van € 0,25.
Voor openbaar vervoer geldt die kilometergrens niet: je mag de werkelijke OV-kosten volledig belastingvrij vergoeden.
Een reiskostenvergoeding is niet wettelijk verplicht, tenzij hierover afspraken zijn gemaakt in een cao of arbeidsovereenkomst.
Bij hybride werken gelden aanvullende regels voor vaste reiskostenvergoedingen en thuiswerkvergoedingen.
Met de NS-Business Card en NS Go regel je reiskosten eenvoudig en houd je grip op reisgedrag en mobiliteitskosten.
Wat is een reiskostenvergoeding?
Een reiskostenvergoeding is een bijdrage van de werkgever aan de kosten van woon-werkverkeer en zakelijke reizen. Je kunt kiezen voor een kilometervergoeding, vergoeding van de werkelijke OV-kosten, een mobiliteitsbudget of een zakelijke mobiliteitskaart.
Hoeveel reiskostenvergoeding mag je belastingvrij geven?
De belastingvrije grens: € 0,25 per kilometer
Voor reizen lopend, met de fiets, auto of motor mag je in 2026 maximaal € 0,25 per kilometer belastingvrij vergoeden. Vergoed je meer? Dan is het meerdere belast loon, tenzij je gebruikmaakt van de beschikbare ruimte in de werkkostenregeling (WKR).
Voor openbaar vervoer geldt een uitzondering. Je mag de werkelijke OV-kosten volledig belastingvrij vergoeden, ook als deze hoger zijn dan € 0,25 per kilometer.
Meer weten? Bekijk de regels over de maximale belastingvrije kilometervergoeding op
Lees ons artikel over reiskostenvergoeding berekenen. Daar vind je de formule, rekenvoorbeelden en uitleg over vaste en flexibele reiskostenvergoedingen.
Voor reizen met het openbaar vervoer, zoals trein, bus, tram en metro, geldt een uitzondering op de kilometervergoeding. In plaats van maximaal € 0,25 per kilometer, mag je de werkelijke OV-kosten volledig belastingvrij vergoeden.
Dat is een belangrijk verschil met eigen vervoer. Voor reizen met de auto geldt een maximale belastingvrije vergoeding van € 0,25 per kilometer. Liggen de werkelijke kosten hoger, bijvoorbeeld door brandstof, parkeren of leasekosten? Dan is het meerdere in principe belast.
Ook een treinabonnement of eersteklas treinreis kun je onder voorwaarden belastingvrij aanbieden of vergoeden. Dat kan als het abonnement ook wordt gebruikt voor woon-werkverkeer of zakelijke reizen.
Nog een voordeel: je hoeft niet per afzonderlijke reis bij te houden of deze zakelijk of privé was. Zolang je als werkgever aannemelijk kunt maken dat het abonnement ook zakelijk wordt gebruikt, kun je het belastingvrij aanbieden of vergoeden.
Zo is reizen met het openbaar vervoer niet alleen fiscaal aantrekkelijk, maar ook eenvoudiger in de administratie.
Voor- en nareiskilometers
Vergoed je de OV-reiskosten van je medewerkers? Dan kun je voor hetzelfde traject geen aanvullende belastingvrije kilometervergoeding geven. Voor de reis van en naar het station kun je bepaalde kosten wél belastingvrij vergoeden. Daarmee ondersteun je medewerkers ook bij een deel van hun deur-tot-deurreis.
Deze voor- en nareis bestaat uit de afstand die een medewerker aflegt om bij het station te komen of vanaf het station de eindbestemming te bereiken. Dat kan bijvoorbeeld lopend, met de fiets of met de auto. Voor deze kilometers mag je maximaal € 0,25 per kilometer belastingvrij vergoeden. Ook parkeerkosten bij een P+R-locatie kun je onder voorwaarden belastingvrij vergoeden als deze samenhangen met woon-werkverkeer of een zakelijke reis.
Hoe regel je een reiskostenvergoeding bij hybride werken?
Hybride werken verandert ook de manier waarop je reiskosten vergoedt. Kies je voor een vaste of flexibele vergoeding? En hoe houd je de administratie overzichtelijk? Hieronder lees je de belangrijkste mogelijkheden.
Geef je een vaste maandelijkse reiskostenvergoeding? Dan mag je deze berekenen op basis van 214 werkdagen per jaar, mits een medewerker minimaal 128 dagen per jaar naar dezelfde vaste werkplek reist. Voor parttime medewerkers pas je dit naar rato toe.
Reist een medewerker minder vaak? Dan past een flexibele vergoeding vaak beter.
Een flexibele reiskostenvergoeding sluit aan op het werkelijke reisgedrag. Deze is vooral handig wanneer medewerkers afwisselend thuis en op kantoor werken.
Met
Werk je met verschillende vergoedingen per vervoersmiddel, bijvoorbeeld voor de fiets, auto of het openbaar vervoer? Met NS Go registreer en verwerk je deze vergoedingen automatisch. Dat scheelt administratie, verkleint de kans op fouten en helpt je om vergoedingen eenvoudig te verwerken.
Werk je met een thuiswerkvergoeding én een reiskostenvergoeding? Dan gelden hiervoor specifieke fiscale regels.
De hoofdregel: geef per werkdag óf een belastingvrije thuiswerkvergoeding óf een belastingvrije reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer. Je mag deze vergoedingen niet op dezelfde dag combineren.
Uitzondering: maakt een medewerker op een thuiswerkdag ook een zakelijke dienstreis? Dan kun je naast de thuiswerkvergoeding een belastingvrije vergoeding van € 0,25 per zakelijke kilometer geven.
Reist een medewerker die dag naar de vaste werkplek met een door jou vergoed treinabonnement of met een fiets van de zaak? Dan kun je voor die dag geen belastingvrije thuiswerkvergoeding geven.
Nee, als werkgever ben je niet verplicht om een reiskostenvergoeding te geven. Dit is alleen verplicht als hierover afspraken zijn gemaakt in een cao, arbeidsovereenkomst of personeelshandboek.
Tip: leg afspraken over reiskostenvergoedingen altijd duidelijk vast. Zo weten medewerkers waar zij recht op hebben en voorkom je onduidelijkheid over vergoedingen voor woon-werkverkeer en zakelijke reizen.
Er is geen wettelijke minimumafstand voor een reiskostenvergoeding. Als werkgever bepaal je zelf vanaf welke afstand medewerkers een vergoeding krijgen.
Wil je duurzaam vervoer stimuleren? Dan kun je ervoor kiezen geen afstandsdrempel te hanteren. Ook kun je hogere kilometervergoedingen geven voor reizen met de fiets en lagere vergoedingen voor autokilometers. Zo maak je duurzame vervoerskeuzes aantrekkelijker voor medewerkers.
Houd er rekening mee dat een kilometervergoeding boven € 0,25 per kilometer belast is. Vergoed je bijvoorbeeld € 0,40 per fietskilometer? Dan is maximaal € 0,25 per kilometer belastingvrij. Het bedrag daarboven geldt als belast loon, tenzij je dit onder voorwaarden aanwijst in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Is er nog vrije ruimte beschikbaar? Dan kun je het meerdere daarin onderbrengen. Is de vrije ruimte volledig benut, dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het meerdere.
Hybride werken maakt het beheren van reiskosten complexer. Met de NS-Business Card en NS Go worden reizen automatisch geregistreerd, vergoedingen verwerkt en gekoppeld aan je HR- en salarissysteem. Zo houd je grip op reisgedrag, mobiliteitskosten én de administratie.
