Reiskostenvergoeding berekenen: formules en rekenvoorbeelden voor werkgevers
Wil je een reiskostenvergoeding berekenen voor medewerkers? Voor reizen met eigen vervoer gebruik je een vaste formule op basis van de woon-werkafstand, het aantal werkdagen en het belastingvrije kilometertarief. Voor openbaar vervoer werkt dat anders: je vergoedt de werkelijke OV-kosten.
Op deze pagina lees je hoe je een reiskostenvergoeding berekent, welke formule je gebruikt en hoe je omgaat met parttime medewerkers, hybride werken en OV-vergoedingen.
Mark Sloothaak, Mobiliteitsadviseur
NS Zakelijk
Reiskostenvergoeding berekenen voor eigen vervoer doe je met de formule: enkele afstand × 2 × 214 werkdagen × € 0,25. Deel de uitkomst door 12 om een vast maandbedrag te berekenen.
Voor openbaar vervoer geldt geen kilometervergoeding: je mag de werkelijke reiskosten belastingvrij vergoeden.
Bij een vaste reiskostenvergoeding geldt de 128-dagenregel: een fulltime medewerker moet op minimaal 128 dagen per jaar naar dezelfde vaste werkplek reizen.
Met de NS-Business Card en NS Go regel je reiskosten eenvoudig en houd je grip op reisgedrag en mobiliteitskosten.
Wat heb je nodig om een vaste reiskostenvergoeding te berekenen?
Voordat je een vaste reiskostenvergoeding berekent, bepaal je eerst of je werkt met een vergoeding op basis van daadwerkelijk gereisde dagen of met een vast maandbedrag.
Vergoeding op basis van daadwerkelijk gereisde dagen
Je vergoedt alleen de dagen waarop een medewerker daadwerkelijk reist. Deze methode sluit het beste aan op hybride werken, maar vraagt ook om een goede registratie van reisbewegingen.
Met het mobiliteitsplatform NS Go registreer je automatisch alle reizen van je medewerkers en verwerk je vergoedingen eenvoudig op basis van daadwerkelijk reisgedrag.
Vaste reiskostenvergoeding
Je spreekt een vast maandbedrag af op basis van de woon-werkafstand en het verwachte aantal reisdagen. Hiervoor geldt dat een medewerker minimaal 128 dagen per jaar naar dezelfde vaste werkplek reist. Is dat het geval, dan mag je de vergoeding berekenen op basis van 214 werkdagen per jaar. Voor parttime medewerkers pas je dit naar rato toe.
Welke gegevens heb je nodig?
Voor het berekenen van een vaste reiskostenvergoeding heb je drie gegevens nodig:
De woon-werkafstand De enkele reisafstand van het woonadres naar het werk, gemeten via de meest gebruikelijke route.
Het aantal werkdagen per jaar Bij een fulltime dienstverband ga je meestal uit van 214 werkdagen per jaar. Werkt je medewerker parttime? Dan pas je het aantal werkdagen naar rato aan.
Het onbelaste tarief Voor reizen met eigen vervoer mag je maximaal € 0,25 per kilometer belastingvrij vergoeden.
Voor de afstand gebruik je altijd de enkele reis. In de formule vermenigvuldig je deze later met twee voor de heen- en terugreis.
Gebruik voor reizen met eigen vervoer deze formule:
Enkele afstand × 2 × 214 werkdagen × € 0,25 = jaarvergoeding.
Met deze formule bereken je zowel de jaarvergoeding als het vaste maandbedrag voor woon-werkverkeer.
Bereken je de reiskostenvergoeding liever als een vast maandbedrag? Deel de jaarvergoeding dan door 12. Dat mag als een medewerker minimaal 128 dagen per jaar (ongeveer drie dagen per week) naar dezelfde vaste werkplek reist. Je mag de vergoeding dan berekenen op basis van 214 werkdagen per jaar.
Iedere organisatie is anders. Onze mobiliteitsadviseurs van NS Zakelijk kijken graag met je mee naar een reiskostenregeling die past bij jouw organisatie. Zo weet je zeker dat je kiest voor een oplossing die aansluit bij je medewerkers, je mobiliteitsbeleid en de geldende fiscale regels.
Rekenvoorbeelden reiskostenvergoeding 2026
Voor de onderstaande voorbeelden is gerekend met afgeronde aantallen werkdagen. De daadwerkelijke vergoeding kan daardoor afwijken van de bedragen in de voorbeelden.
Rekenvoorbeeld eigen vervoer, zoals auto of fiets
Een medewerker woont 20 kilometer van het werk en rijdt vijf dagen per week.
Onderdeel | Waarde |
Enkele afstand | 20 kilometer |
Werkdagen per jaar | 214 |
Tarief | € 0,25 per kilometer |
Jaarvergoeding | 20 × 2 × 214 × € 0,25 = € 2.140 |
Maandvergoeding | € 2.140 ÷ 12 = € 178,33 |
Reiskostenvergoeding bij parttime of hybride werken
Werkt een medewerker parttime of hybride? Dan pas je het aantal werkdagen naar rato aan.
Voorbeeld: 3/5 × 214 = 128 werkdagen
De formule blijft hetzelfde; alleen het aantal dagen verandert.
Situatie | Werkdagen | Rekenvoorbeeld (20 kilometer) |
Fulltime (5 dagen) | 214 | € 2.140 per jaar → € 178,33 per maand |
4 dagen per week | 171 | € 1.712 per jaar → € 142,67 per maand |
3 dagen per week | 128 | € 1.284 per jaar → € 107,00 per maand |
Voldoet een medewerker niet aan de 128-dagenregel? Dan kan een flexibele reiskostenvergoeding een passend alternatief zijn, waarbij het bedrag varieert op basis van daadwerkelijk gereisde dagen.
Rekenvoorbeeld OV-reiziger
Bij medewerkers die met het OV reizen, werkt de berekening anders. Je vergoedt de werkelijke OV-kosten, bijvoorbeeld losse reizen of een trein- of OV-abonnement. Dat mag je onbelast vergoeden, ook als de werkelijke kosten hoger uitkomen dan € 0,25 per kilometer.
Een voorbeeld: als werkgever mag je een Traject Vrij-abonnement van NS Zakelijk van € 220 per maand onbelast verstrekken of vergoeden, zolang het abonnement zakelijk wordt gebruikt.
Ook voor- en nareiskilometers zijn belastingvrij te vergoeden
Reizen medewerkers met het OV? Dan kun je ook de kilometers van en naar het station apart vergoeden. Denk aan fiets- of loopkilometers of de autoroute naar een P+R-locatie. Deze voor- en nareiskilometers vergoed je belastingvrij tegen maximaal € 0,25 per kilometer, los van de OV-kosten.
Bij OV hoef je de reiskostenvergoeding woon-werkverkeer niet per kilometer te berekenen. Je vergoedt de werkelijke OV-kosten en kunt voor- en nareiskilometers apart verwerken.
Met de NS-Business Card komen OV-reizen automatisch op één overzichtelijke maandelijkse factuur. Daardoor hoef je geen losse declaraties of bonnetjes te verwerken en heb je altijd inzicht in de gemaakte reiskosten.
Dat maakt de administratie eenvoudiger en biedt twee voordelen voor de salarisadministratie:
Je vergoedt de werkelijke OV-kosten onbelast, ook boven € 0,25 per kilometer.
Je hebt altijd een digitale onderbouwing bij de hand voor de Belastingdienst.
Heb je de reiskostenvergoeding berekend? Dan verwerk je deze in de salarisadministratie. Hieronder lees je welke fiscale regels daarbij belangrijk zijn.
Onbelaste vergoeding
Je vergoedt tot € 0,25 per kilometer onbelast voor reizen met eigen vervoer, zoals de auto, fiets of lopen. Hetzelfde geldt voor reizen van en naar een station of halte. Bijvoorbeeld met een deelfiets.
Voor reizen met het openbaar vervoer kun je kiezen: je vergoedt maximaal € 0,25 per kilometer óf de werkelijke OV-kosten. Kies je voor de werkelijke kosten, dan mag je deze volledig belastingvrij vergoeden, ook als ze hoger zijn dan € 0,25 per kilometer. Ook aanvullende OV-kosten, zoals een OV-fiets, kun je onder voorwaarden belastingvrij vergoeden als deze samenhangen met woon-werkverkeer of een zakelijke reis.
Werkkostenregeling (WKR)
Vergoed je meer dan de gerichte vrijstelling toestaat? Dan is het meerdere belast loon, tenzij je dit aanwijst als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Overschrijd je de vrije ruimte, dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het meerdere.
Met NS Go automatiseer je het beheer van reiskostenvergoedingen. Reisgegevens worden automatisch geregistreerd en vergoedingen verwerkt via je HR-systeem. Zo houd je grip op de kosten en bespaar je tijd.
