Service - Financiën

Betalen en factuur

Op deze pagina vind je antwoorden op veelgestelde vragen over facturatie en tarieven. Wat wil jij weten?

Filter op

Kaarthouder

Contactpersoon

Wat betekenen deze filters?

Reizen

Hoe betaal ik voor de gemaakte reizen?

Van trein, bus, metro en tram tot OV-fiets, deelauto, deelscooter en P+R. Alle gemaakte reizen verschijnen maandelijks achteraf op de NS-Business Card factuur. Die factuur wordt door jouw werkgever betaald, of door jezelf als zzp'er. Heb je een trajectabonnement met Gesplitst Betalen, dan betaal je zelf voor kosten buiten het gekozen traject.

Hoe kan ik geld terugvragen bij vertraging?

We vinden het vervelend als je tijdens jouw binnenlandse treinreis met NS vertraging hebt. Daarom kan je bij een vertraging vanaf 30 minuten of langer geld terugvragen. Als je met je NS-Business Card hebt gereisd, kan dat in Mijn NS Zakelijk. Kies voor 'Gemaakte reizen' en zoek vervolgens de reis op waar het om gaat. Eenmaal gevonden, vraag je een restitutie aan.

Kan ik in één keer grote aantallen losse treinkaartjes kopen?

Ja, dat kan!

Via de NS Ticket Desk kun je in één keer tussen de 200 en 20.000 treinkaartjes kopen. Bijvoorbeeld om aan de bezoekers van je evenement te geven.

Lees hoe je de kaartjes bestelt

Betalen

Hoe betaal ik voor de gemaakte reizen?

Betaal ik jaarlijks of maandelijks?

Om dit te achterhalen log je als Contactpersoon (dus met je gebruikersnaam en wachtwoord) in op Mijn NS Zakelijk. Kijk wanneer je ingelogd bent bij ‘Bedrijfsgegevens’. Hier vind je ‘Betaling abonnementskosten’ en zie je of je ‘in jaarlijkse termijnen’ of ‘in maandelijkse termijnen’ betaalt.

Ik heb een betalingsherinnering ontvangen. Waar vind ik meer informatie?

In je Mijn NS Zakelijk account (wanneer je bent ingelogd als ‘contactpersoon’) kun je zien welke facturen er nog geheel of gedeeltelijk open staan en voor welke facturen de betaaltermijn inmiddels is verstreken. Kijk hiervoor bij ‘Facturenoverzicht’ en kijk bij ‘Betaalstatus’. Heb je na het inzien van deze facturen nog vragen? Neem dan contact op met onze Klantenservice.

Wat is mijn huidige betaalmethode? (Alleen in te zien en te wijzigen voor zzp’ers)

Om na te gaan of je betaalt via automatische incasso of handmatig overboeken, log je als zzp'er in in Mijn NS Zakelijk voor contactpersonen. Onder het kopje ‘Bedrijfsgegevens’ vind je bij ‘Betaalmethode’ je huidige betaalmethode. Dit kan ‘handmatige overboeking’ of ‘automatische incasso’ zijn.

Voor MKB en Corporate organisaties is standaard de betaalmethode ‘handmatige overboeking’ ingesteld.

Ik betaal via handmatige overboeking. Hoe kan ik dit aanpassen naar automatische incasso?

Betaal je via handmatige overboeking, maar wil je liever gebruikmaken van automatische incasso? Neem dan contact op met Klantenservice Zakelijk via 030 300 11 11.

Ik wil graag gebruikmaken van de dienst Gesplitst Betalen. Hoe komt de factuur rechtstreeks bij de kaarthouder?

De kaarthouder logt in op Mijn NS Zakelijk en bestelt zelf Traject op Maat in combinatie met de dienst Gesplitst Betalen. Tijdens dat bestelproces geeft de kaarthouder akkoord op diverse sets algemene voorwaarden, waaronder de Productvoorwaarden NS-Business Card. Ook geeft de kaarthouder dan toestemming voor automatische incasso.

De eigen privé gegevens en het bankrekeningnummer moeten tijdens het bestelproces door de kaarthouder worden gecontroleerd en eventueel aangevuld.

Wanneer wordt mijn ontvangen factuur geïncasseerd?

Betaal je via automatische incasso? Dan schrijven we de kosten van de gemaakte reizen binnen ongeveer 3 werkdagen nadat je onze factuur hebt ontvangen af van de rekening van je organisatie. Betaal je door handmatig over te maken, dan geldt een betaaltermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur.

Creditfactuur

Heb je (ook) een creditfactuur ontvangen (je krijgt geld van NS Zakelijk)? Dan wordt deze verrekend met de debetfactuur (de factuur die je moet betalen aan NS Zakelijk). Het verschil wordt bij je geïncasseerd.

Is de creditfactuur hoger dan de debetfactuur, dan wordt er niets geïncasseerd. De debetfactuur blijft op status ‘Open‘ staan in Mijn NS Zakelijk.

Is de creditfactuur veel hoger dan je gemiddelde debetfactuur, dan kan het meerdere maanden duren voordat NS Zakelijk weer daadwerkelijk incasseert bij je. Wil je hier niet op wachten, dan kun je een ‘verzoek tot uitbetaling’ doen aan NS. Dit kan door contact op te nemen met onze Klantenservice. Vermeld hierbij je debiteurennummer (staat op de factuur) en het rekeningnummer waar je dit bedrag naar overgemaakt wil hebben. Ongeveer 2 weken later krijgt je dit bedrag uitbetaald.

Pas nadat alle debetfacturen met de creditfactuur zijn verrekend of je het creditsaldo uitbetaald hebt gekregen, krijgen de debetfacturen de status ‘Betaald‘ in Mijn NS Zakelijk.

Hoe wijzig ik mijn rekeningnummer?

Maak je gebruik van automatische incasso, maar klopt het rekeningnummer niet meer? Dit kan je wijzigen in Mijn NS Zakelijk voor contactpersonen onder 'Bedrijfsgegevens'. Achter het rekeningnummer van je organisatie staat de optie 'Rekeningnummer wijzigen'. Na het wijzigen, vragen we je met het nieuwe rekeningnummer €0,01 over te maken ter verificatie.

Hoe kan ik de tenaamstelling wijzigen?

Dit kan je niet zelf in verband met privacy redenen. Neem daarom contact op met Klantenservice Zakelijk via 030 300 11 11.

Wat is het rekeningnummer (IBAN) van NS Zakelijk?

Dat is NL59 ABNA 059 084 9875 ten name van NS Groep inzake NS Reizigers.

Wat is OVpay?

OVpay is het in- en uitchecken met een contactloze betaalpas, creditcard of mobiel. Het is een onderdeel van het landelijke innovatieprogramma OVpay waarin OV-bedrijven, Translink, de OV-autoriteiten en banken samenwerken.

Vanaf 31 januari 2023 is het mogelijk om met je betaalpas in- en uit te checken bij NS. Deze manier van betalen geldt alleen voor reizen in de tweede klas en zonder korting. Als zakelijke reiziger blijf je reizen met je NS-Business Card. In- en uitchecken met een betaalpas is vooral makkelijk voor mensen die af en toe met het OV reizen en voor toeristen. Je hoeft namelijk geen los kaartje of OV-chipkaart meer te kopen. Lees hier meer over OVpay.

Voorkom extra kosten

Voorkom dat je per ongeluk incheckt met je betaalpas, waardoor je (misschien) te veel betaalt. Haal daarom jouw NS-Business Card uit je portemonnee of telefoonhoesje bij het in- en uitchecken.

Per ongeluk ingecheckt met je betaalpas?

Beantwoord een paar vragen en wij vertellen je of en hoe je geld terug kan vragen.

Wat betekent OVpay voor het reizen met een NS-Business Card?

Als zakelijke reiziger blijf je in- en uitchecken met je NS-Business Card. Er verandert dus eigenlijk niets. OVpay is met name makkelijk voor mensen die af en toe met het openbaar vervoer reizen en voor toeristen. Je hoeft namelijk geen los kaartje of OV-chipkaart meer te kopen. Lees hier meer over OVpay.

Ik heb ingecheckt met mijn NS-Business Card én betaalpas, wat nu?

Wat vervelend. Dan kan het zijn dat je te veel hebt betaald. Beantwoord een paar vragen en wij vertellen je of en hoe je geld terug kan vragen.

Facturen

Hoe kan ik mijn facturen inzien en downloaden?

Maandelijks krijgt je jouw factuur (in PDF-formaat) rond de 14e van de maand via e-mail toegestuurd.

De bijlagen bij de factuur zijn op dat moment ook voor jou, als contactpersoon van je organisatie, beschikbaar in Mijn NS Zakelijk onder 'Facturenoverzicht'. In die bijlagen, een factuurspecificatie (PDF-formaat) en transactieoverzicht (CSV-formaat), vind je gespecificeerde informatie over de gemaakte reizen en transacties en de kosten die hieraan verbonden zijn.

Waar kan ik de specificaties inzien van mijn facturen?

Wil je de maandelijkse facturen en de bijbehorende specificaties inzien? Dat kan in twee stappen:

Log in in Mijn NS Zakelijk voor contactpersonen.
Ga naar 'Facturenoverzicht' om zo alle facturen en specificaties te bekijken.

Lukt het inloggen in Mijn NS Zakelijk niet? Activeer dan je account en maak een nieuw wachtwoord aan.

Wanneer ontvang ik mijn eerste factuur?

Je ontvangt je eerste factuur in de maand opvolgend aan de maand waarin je NS-Business Card in is gegaan. Bijvoorbeeld: je NS-Business Card heeft als ingangsdatum 1-7-2024, dan ontvang je jouw eerste factuur rond 14-8-2024. Maar ook wanneer je NS-Business Card op 31-7-2024 in is gegaan, ontvang je jouw factuur rond 14-8-2024. Dit geldt voor alle NS-Business Cards waarop een abonnement staat.

Wanneer je een NS-Business Card zónder abonnement hebt, ontvang je jouw eerste factuur in de maand na uw eerste reisdatum. Bijvoorbeeld: je hebt je eerste reis gemaakt op 5-7-2024, dan ontvang je jouw eerste factuur rond 14-8-2024.

Hoe weet ik welke factu(u)r(en) ik nog moet betalen?

Je kunt in Mijn NS Zakelijk (ingelogd als Contactpersoon) zien welke facturen je van NS Zakelijk ontvangen heeft en of wij de betaling al hebben ontvangen. Je vindt dit bij het menu-item ‘Factuurinformatie‘.

Heb je nog meer vragen over je factuur, neem dan contact op met onze Klantenservice.

Over welke periode is mijn ontvangen factuur?

Alle gemaakte reizen worden maandelijks achteraf gefactureerd. Betaal je via automatische incasso, dan schrijven we het bedrag 3 werkdagen na ontvangst van de factuur af van de rekening van je organisatie. Betaal je door handmatig over te boeken, dan geldt een betaaltermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur.

Betaling via automatische incasso - een voorbeeld

Jij en/of je medewerkers reizen in januari
De factuur van januari volgt in februari
De automatische incasso vindt ongeveer 3 werkdagen na het ontvangen van je factuur plaats

Betaling via overboeking - een voorbeeld

Jij en/of je medewerkers reizen in januari
De factuur van januari volgt in februari met een betaaltermijn van 30 dagen
Je betaalt in maart

Je ontvangt de facturen per e-mail. In die e-mail staat de zin 'Hierbij ontvang je de factuur van [maand]-[jaar] van de NS-Business Card'. Wanneer hier bijvoorbeeld januari 2024 staat, betekent dit dat je alle transacties met een datum in januari 2024 gefactureerd krijgt. Het gaat dan zowel om reistransacties als abonnementskosten (indien van toepassing in die maand). Het kan ook voorkomen dat er een transactie van een maand eerder op de factuur staat.

Ik heb het contract met NS Zakelijk opgezegd, maar ontvang nog wel een factuur. Hoe kan dat?

We factureren alle gemaakte reizen maandelijks achteraf. Daarbij houden we een betaaltermijn van 3 of 30 dagen aan. Dit betekent dat je ook na het stopzetten van de overeenkomst met NS Zakelijk een factuur kunt ontvangen. Een voorbeeld in het geval van automatische incasso:

Jij en/of je medewerkers reizen in januari.
De factuur van januari volgt in februari met een betaaltermijn van 3 of 30 dagen.
De automatische incasso vindt of 3 dagen na het ontvangen van de factuur, of in maart plaats.

Wanneer wordt mijn ontvangen factuur geïncasseerd?

Creditfactuur

Is de creditfactuur hoger dan de debetfactuur, dan wordt er niets geïncasseerd. De debetfactuur blijft op status ‘Open‘ staan in Mijn NS Zakelijk.

Pas nadat alle debetfacturen met de creditfactuur zijn verrekend of je het creditsaldo uitbetaald hebt gekregen, krijgen de debetfacturen de status ‘Betaald‘ in Mijn NS Zakelijk.

Hoe ziet de verrekening van een automatisch herstelde transactie eruit in de factuurbijlage?

Lees hier meer over de Vergeten Check-uit Service.

Net als bij een handmatig herstelde vergeten check-uit, brengen we ook bij een automatisch herstelde transactie een correctietarief in rekening. Dit tarief herstellen we direct op dezelfde factuur. Daarnaast brengen we de ritprijs in rekening. In één factuurmaand zie je de onderstaande transacties op je factuur:

(Debet-factuur) – dit brengen wij in rekening:

De ritprijs van de automatisch herstelde rit
Het ‘Correctietarief: Reis zonder check uit’ op datum van vergeten check-uit
Teruggave van het ‘Correctietarief: Reis zonder check uit’ op datum van vergeten check-uit Debet-factuur ‘Treinreizen’: Debet-factuur ‘Correctietarieven treinen’: Credit-factuur ‘Correctietarieven treinen’

Ik wil graag gebruikmaken van de dienst Gesplitst Betalen. Hoe komt de factuur rechtstreeks bij de kaarthouder?

De eigen privé gegevens en het bankrekeningnummer moeten tijdens het bestelproces door de kaarthouder worden gecontroleerd en eventueel aangevuld.

Wat is inzichtelijk op de factuur bij Traject op Maat? Alleen de categorieën of ook het specifieke aantal reizen?

Op de factuur staan alleen de categorieën op basis waarvan is gefactureerd.

Kan ik een creditfactuur en een debetfactuur met elkaar verrekenen?

Betaal je via automatische incasso? Zie dan de vraag ‘Wanneer wordt mijn ontvangen factuur geïncasseerd?’ op deze pagina.

Betaal je via een overmaking naar NS? Je kunt je credit- en debetfactuur dan met elkaar verrekenen en het resterende debetsaldo naar NS overmaken. 

Is je creditfactuur hoger dan je debetfactuur en wil je dit uitbetaald krijgen? Neem dan contact op met onze Klantenservice voor dit verzoek. Vermeld hierbij je debiteurennummer (staat op de factuur), het factuurnummer en je rekeninggegevens. Je krijgt je geld binnen 14 dagen uitbetaald.

Wat is mijn huidige betaalmethode? (Alleen in te zien en te wijzigen voor zzp’ers)

Voor MKB en Corporate organisaties is standaard de betaalmethode ‘handmatige overboeking’ ingesteld.

Ik heb een betalingsherinnering ontvangen. Waar vind ik meer informatie?

Wat is de status van de uitbetaling van mijn creditnota?

Wanneer je dit wil weten, neem je contact op met onze Klantenservice.

Ik betaal via handmatige overboeking. Hoe kan ik dit aanpassen naar automatische incasso?

Betaal je via handmatige overboeking, maar wil je liever gebruikmaken van automatische incasso? Neem dan contact op met Klantenservice Zakelijk via 030 300 11 11.

Hoe wijzig ik mijn rekeningnummer?

Hoe kan ik de tenaamstelling wijzigen?

Dit kan je niet zelf in verband met privacy redenen. Neem daarom contact op met Klantenservice Zakelijk via 030 300 11 11.

Betaal ik jaarlijks of maandelijks?

Wat is het rekeningnummer (IBAN) van NS Zakelijk?

Dat is NL59 ABNA 059 084 9875 ten name van NS Groep inzake NS Reizigers.

Hoe kan ik mijn NS Flex facturen inzien?

Reis je met NS Flex en niet met een NS-Business Card? Je vindt de facturen van je NS Flex-abonnement of abonnement op saldo onder het tabblad 'Betaaloverzicht' in Mijn NS. Je ziet je abonnementskosten en eventueel je reiskosten. Log in op Mijn NS om je facturen te bekijken.

Tarieven

Hoeveel kost het huren van een deelscooter?

Het huren van een deelscooter kost 33 cent per minuut, met een starttarief van € 0,75 cent (per 1 januari 2024: € 1). Het parkeertarief bedraagt € 0,10 cent per minuut (per 1 januari 2024: € 0,15 cent).

Hoe werkt de prijsopbouw van Traject op Maat?

Dit wordt mede bepaald door de lengte van het gekozen traject, in combinatie met het aantal dagen in de maand waarop je medewerker op het vaste traject heeft gereisd.

Traject op Maat onderscheidt zes categorieën: '0 t/m 8 reisdagen', '9', '10', '11', '12' of '13 of meer reisdagen'. Zo staan de kosten altijd in verhouding tot het reisgedrag.

Voorbeeld voor het traject Amsterdam Centraal – Utrecht Centraal*:

0 t/m 8 reisdagen: € 108,63

9 dagen gereisd: € 130,35

10 dagen gereisd: € 152,08

11 dagen gereisd: € 173,80

12 dagen gereisd: € 195,53

13 of meer dagen gereisd: € 217,25

* bedragen zijn excl. btw

Hoe krijg je inzicht in kosten, besparingen en reizen?

Als contactpersoon vind je in Mijn NS Zakelijk een dashboard (managementrapportage) waarmee je voor een bepaalde periode inzicht krijgt in de gemaakte kilometers, de kosten van het gebruik van de NS-Business Card en de besparing die je organisatie heeft gerealiseerd door te reizen met het openbaar vervoer.

Deze rapportage kun je downloaden.

Is het OV duurder dan de auto op mijn woon-werktraject?

OV, auto of wandelen & fietsen? De voordeligste optie voor jouw situatie bereken je met onze reisvergelijker:

Ontdek NS Zakelijk

Fiscale ruimte en btw

Wat zijn de Werkkostenregeling (WKR) en gerichte vrijstellingen?

Werkkostenregeling (WKR)

Als werkgever heb je te maken met de Werkkostenregeling (WKR). De WKR bepaalt hoe je om kunt gaan met de loonheffingen van alle vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. In principe vallen alle vergoedingen en verstrekkingen die je aan je werknemers geeft onder het loon (naast een aantal gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen). Maar je kunt per vergoeding of verstrekking kiezen of je deze als werknemersloon of als werkkostenpost aanwijst. Hiervoor is in 2024 een forfaitaire vrijstelling van 1,92% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom en 1,18% over het bedrag erboven, de zogenaamde vrije ruimte. Alle vergoedingen die hierbuiten vallen worden belast met een 80%-eindheffing.

Wat zijn de gerichte vrijstellingen?

Gerichte vrijstellingen zijn een aantal expliciet aangewezen vergoedingen en verstrekkingen.  Voor loon in natura geldt de Waarde in het Economisch Verkeer (WEV). Dit komt neer op de factuurwaarde inclusief btw. Maar er is ook een aantal loon in natura bestanddelen die tegen een waarde van nihil wordt gewaardeerd (nihilwaardering). Deze hebben betrekking op voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt of verbruikt. Hierdoor komen deze bestanddelen feitelijk ook niet ten laste van het werkkostenbudget. Wanneer de vergoeding wordt behandeld als werknemersloon, dan wordt de vergoeding of verstrekking belast bij de werknemer. De werkgever draagt de belasting dan af aan de Belastingdienst.

Over welke reiskosten mag ik de btw aftrekken?

Zakelijke reiskosten

Je kunt altijd de btw aftrekken over zakelijke uitgaven zoals zakelijk vervoer en dienstreizen.

Woon-werkkosten

Je kunt niet in alle gevallen de btw terugvragen over je woon-werk reiskosten. Vervoersabonnementen worden gezien als een verstrekking. Als dit niet meer is dan € 227 per jaar, dan kun je de btw terugvragen. Van een gemiddeld abonnement ligt de waarde hoger. Dit is allemaal geregeld in het Besluit Uitsluiting Aftrek (BUA) van voorbelasting. Het loont altijd de moeite om je bedrijfssituatie door te nemen met je fiscale adviseur.

Privé-reiskosten

Hierbij moet je onder andere denken aan vervoerbewijzen voor OV en het vervoer van personeel met eigen vervoermiddelen. Het privégebruik van de auto van de zaak door het personeel valt onder de regels van de btw. Meer informatie vind je op de website van de Belastingdienst. Of bij je fiscaal adviseur.

Hoe kan ik de maximale fiscale ruimte het beste benutten?

Bij verstrekkingen geldt dat alle reizen met OV, inclusief privéreizen (mits sprake is van méér dan sporadisch zakelijk gebruik) onder de gerichte vrijstelling vallen. Het is op zich dus niet nodig het werkkostenbudget aan te spreken voor de mobiliteit van je werknemers. 
Je kunt de werknemers die met het OV naar het werk komen, belastingvrij dezelfde vergoeding geven als de werknemers die op een andere wijze naar het werk komen en € 0,23 per kilometer vergoed krijgen. Dit leidt tot een gelijke behandeling van je personeel. Er moet dan wel voldoende ruimte zijn in het werkkostenbudget.

Liever contact?

Niet gevonden wat je zocht? We helpen je graag. Bel ons of vul ons contactformulier in.

Bel ons

Je kunt ons 24/7 bereiken.

+31 (0)30 300 11 11

Vul ons contactformulier in

Ontvang binnen 5 werkdagen antwoord.

Stel je vraag