Auditfunctie
De externe accountant wordt benoemd door de Algemene Vergadering. Hij rapporteert over zijn onderzoek aan de Raad van Commissarissen en de Raad van Bestuur. In deze rapportage geeft hij een verklaring over de betrouwbaarheid van de jaarrekening.
Namens de Raad van Commissarissen is de Auditcommissie direct verantwoordelijk voor het toezicht op het werk van de externe accountant.
Externe accountant
De Auditcommissie bespreekt minimaal één keer per jaar, samen met de Raad van Bestuur, de ontwikkelingen rond de externe accountant met de Raad van Commissarissen. Daarbij gaat het vooral om de onafhankelijkheid van de accountant. Denk bijvoorbeeld aan de wenselijkheid van roulatie van verantwoordelijke partners binnen het accountantskantoor en aan de vraag of de controlerend accountant ook andere werkzaamheden voor NS uitvoert.
Elke vier jaar bespreekt de Auditcommissie een uitgebreide beoordeling van het functioneren van de externe accountant. Deze beoordeling is opgesteld door de Raad van Bestuur. De Auditcommissie deelt de conclusies met de Algemene Vergadering en de Raad van Commissarissen.
De externe accountant is aanwezig bij de onderdelen van de vergaderingen van de Raad van Commissarissen waarin het verslag over de controle van de jaarrekening wordt besproken. Ook woont hij de behandeling en goedkeuring van de jaarrekening bij. Daarnaast is hij aanwezig bij de bespreking van de halfjaarcijfers.
NS Audit
De interne auditors werken onder verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur. Zij bespreken de resultaten van hun werkzaamheden met de Auditcommissie.
De Raad van Bestuur zorgt ervoor dat zowel de Auditcommissie als de externe accountant betrokken zijn bij het opstellen van het werkplan voor de interne auditors.