Reisproducten kopen en intrekken, omboeken of annuleren

Afhankelijk van het reisproduct dat u bij ons koopt, verwerken wij persoonsgegevens.

Wanneer u wilt reizen met NS heeft u verschillende opties. U kunt kiezen voor een OV-chipkaart op naam, een naamloze OV-chipkaart, een e-ticket of een wegwerpkaart. Als u kiest voor een OV-chipkaart op naam of e-ticket dan hebben wij bepaalde gegevens van u nodig. Deze gegevens verstrekt u zelf aan ons. Het gaat bijvoorbeeld om uw contactgegevens, geboortedatum en bankgegevens.

Ook gebruiken wij een pasfoto van u voor op de OV-chipkaart, zodat wij u kunnen identificeren als u met ons reist. De gegevens voor de OV-chipkaart worden geregistreerd door ons en door Trans Link Systems B.V. (hierna: “Translink”) voor de uitgifte van de kaart. Indien u daarvoor toestemming geeft bewaren wij uw pasfoto voor een duplicaat OV-chipkaart of toekomstige kaart/drager.

In de OV-chipkaart zit een chip-ID. Deze chip bevat een elektronische portemonnee met saldo en een ‘OV-module’. De ‘OV-module’ bestaat uit de laatste tien reistransacties, de laatste twee oplaadtransacties, uw reisproduct(en), eventuele rechten zoals automatisch opladen en uw geboortedatum.

Bent u de houder of boeker van een NS-Business Card van NS Zakelijk? Dan gebruiken wij indien mogelijk uw zakelijke contactgegevens. Het kan voorkomen dat wij deze gegevens verkrijgen van uw werkgever.

Voor de aanschaf van een naamloze OV-chipkaart hebben wij geen persoonsgegevens van u nodig. Wanneer u de naamloze OV-chipkaart niet meer wilt gebruiken en het resterende saldo wilt laten terugstorten op uw bankrekening, gebruiken wij de persoonsgegevens die daarvoor nodig zijn, zoals uw contactgegevens en uw bankrekeningnummer. Deze gegevens verstrekt u in dat geval zelf aan ons.

Indien u gebruikmaakt van Samenreiskorting worden uw naam en de laatste vier cijfers van het OV-chipkaartnummer van de abonnementhouder en de medereiziger(s) verwerkt. Indien u reist met een Studentenreisproduct wordt de naam van de abonnementhouder niet verwerkt.

Wij gebruiken geen persoonsgegevens van u voor de aanschaf van een wegwerpkaart.

Meer informatie over het gebruik van uw gegevens wanneer u contact met ons heeft, vindt u hier op de pagina Klantcontact en service.

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor het leveren, intrekken of blokkeren van reisproducten, zoals abonnementen, reizen op saldo of rekening, e-tickets en voor het leveren van dragers van reisproducten zoals OV-chipkaarten. Wij controleren tijdens het bestelproces of uw OV-chipkaart waarop u een product wilt bestellen, nog steeds geldig is en of er geen conflicterende producten op de OV-chipkaart staan waarmee u mogelijk niet kunt reizen op het product van NS of mogelijk het product van een andere vervoerder. 

Opgave van uw telefoonnummer is verplicht bij aanschaf van een NS Flex abonnement. Het telefoonnummer kan NS gebruiken in het geval een factuur niet of niet tijdig betaald wordt. NS (of een van haar samenwerkingspartners Concentrix Nederland of BOS Incasso) neemt dan mogelijk telefonisch contact met u op. Voor het uitvoeren van de kredietcheck worden uw achternaam, initialen, woonadres, geboortedatum en -land doorgegeven aan Economic Data Resources B.V.  (hierna: EDR). Deze gegevens zijn nodig om u met voldoende zekerheid uw identiteit te kunnen te verifiëren. Met deze gegevens wordt de database van EDR niet verrijkt, daarvoor heeft NS afspraken gemaakt met EDR.

De grondslag voor de verwerking is: het sluiten en de uitvoering van de overeenkomst

De gegevens die wij gebruiken als u een OV-chipkaart of een e-ticket op naam wilt, hebben wij nodig om met u een overeenkomst te sluiten en uit te voeren. Als u deze gegevens niet aan ons verstrekt of wilt verstrekken kunt u geen OV-chipkaart  of e-ticket op naam aanschaffen. In dat geval kunt u kiezen voor een naamloze OV-chipkaart. Indien u een abonnement met ons aangaat controleren wij eerst of er nog openstaande vorderingen bekend zijn bij NS bij de door u opgegeven gegevens. Indien er een betalingsachterstand bestaat behoud NS zich het recht voor uw abonnement te beëindigen, danwel om u te weigeren bij het afsluiten van een nieuw abonnement.

Indien u gebruikmaakt van Samenreiskorting worden de gegevens van de abonnementhouder gekoppeld aan het reisrecht van uw medereiziger(s). Uw gegevens worden verwerkt ten behoeve van de controle van het reisrecht en om onveilige situaties in de trein zoveel mogelijk te voorkomen. Indien u gebruikmaakt van Samenreiskorting met een Studentenreisproduct dan geeft u toestemming voor de controle van de geldigheid van het Studentenreisproduct bij Dienst Uitvoering Onderwijs. NS ontvangt enkel terug of het product geldig is. NS vraagt u hiervoor om toestemming en zonder toestemming kunt u geen gebruik maken van de Samenreiskorting.  Dit heeft geen gevolgen voor uw mogelijkheden om te reizen met het Studentenreisproduct en dit is de meest transparante manier om deze gegevens te verwerken. Ook heeft NS een duidelijk doel en legitiem belang bij het verkrijgen van deze gegevens. 

De grondslag voor de verwerking is: het gerechtvaardigd belang

Met sommige producten kunt u op rekening reizen. In dat geval kunt u NS op een later moment terugbetalen. Omdat wij zo min mogelijk financiële risico’s willen lopen en het belangrijk vinden dat u geen financiële problemen, zoals schulden, ondervindt door de aanschaf van dit soort producten laten wij voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst een kredietcheck uitvoeren door de organisatie EDR. Dit is een onderdeel van het bestelproces indien u nog geen bekende klant bij NS bent. Voor bestaande klanten bij NS wordt beoordeeld of er bij de door u opgegeven gegevens een betalingsachterstand bestaat waardoor NS u niet kan accepteren als klant voor dit type abonnement.

Het uitvoeren van de kredietcheck of het controleren of u nog openstaande schulden heeft bij NS is noodzakelijk voor NS om te bepalen of wij u dit abonnement kunnen aanbieden. Wanneer u nog geen bekende klant bij NS bent en u geen kredietcheck uit wilt laten voeren kunt u het abonnement NS Flex niet bij ons afnemen, u kunt dan gebruikmaken van andere NS reisproducten. Wanneer de uitkomst van het acceptatietraject waar de kredietcheck onderdeel van uitmaakt positief is , kunt u het bestelproces afronden en het door u gewenste reisproduct op rekening afsluiten.

Wanneer de uitkomst van het acceptatietraject waar de kredietcheck onderdeel van uitmaakt mogelijk zou leiden tot een verhoogd risico voor NS en/of uzelf, is dit reisproduct op rekening met betaling achteraf niet geschikt. Wel kunt u in dat geval één van de vele andere NS reisproducten kiezen. De organisatie EDR geeft op basis van een aantal criteria, zoals een eventuele registratie van een schuld bij een incassobureau, een advies aan NS. Op basis van deze criteria wordt een advies verstrekt met betrekking tot een mogelijk kredietrisico. NS heeft op geen enkele wijze inzicht in de resultaten van de kredietcheck en wij bewaren deze resultaten ook niet. 

EDR is verwerkingsverantwoordelijke voor het uitvoeren van de kredietcheck en voert deze uit in opdracht van NS. NS is daarom niet bekend met de achtergrond van het verstrekte advies. Wilt u meer weten over het door EDR gegeven advies? Neem dan contact op met EDR door online een inzageverzoek in te dienen. Indien blijkt dat uw gegevens feitelijk onjuist zijn, heeft u recht op correctie. Daarvoor kunt u een wijzigingsverzoek indienen voorzien een zo goed mogelijke onderbouwing van de door u gewenste correctie.

Mocht u vragen hebben over de kredietcheck dan kan de NS klantenservice u van meer informatie voorzien. Indien u op basis van de onderbouwing van het resultaat van de kredietcheck dat u van EDR heeft ontvangen of uw eigen informatie van mening bent dat het besluit van NS onjuist is, dan kunt u NS verzoeken om het besluit opnieuw door een medewerker te laten beoordelen. U kunt een verzoek hiertoe indienen bij de NS Klantenservice. 

Voor een goede landelijke werking van de OV-chipkaart, de afhandeling van (reis)transacties met uw OV-chipkaart en de financiële afwikkeling voor opbrengstverdeling tussen de openbaarvervoerbedrijven (“vervoerders”), deelt NS uw (transactie)gegevens en productgegevens met de uitgever van de OV-chipkaart: Translink. NS, de andere vervoerders en Translink zijn gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijken voor de verwerking van persoonsgegevens ten aanzien van de kenprocessen binnen het OV-chipkaartsysteem. Deze kernprocessen zijn de aanschaf van de OV-chipkaart, de aanschaf van saldo, de aanschaf van een product, reizen en service. Hiervoor hebben wij een samenwerkingsovereenkomst afgesloten waarin de rolverdeling, de verantwoordelijkheden en afspraken ten aanzien van deze kernprocessen zijn vastgelegd. Per kernproces is bepaald welke gegevens noodzakelijk zijn om te verwerken voor een effectief en efficiënt werkend OV- chipkaartsysteem en wie die gegevens nodig heeft. Voor meer informatie zie www.ov-chipkaart.nl/privacy. Ook kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van een van beide organisaties:

Voor NS: fg@ns.nl, voor Translink: fg@translink.nl

Als u gebruik wil maken van uw rechten op grond van de AVG, dan kunt u dat kenbaar maken bij NS, of via de Klantenservice van Translink of de functionaris voor gegevensbescherming van Translink, zie daarvoor de contactgegevens hierboven.

Voor e-tickets op naam geldt dat wij uw gegevens niet delen met Translink en is NS zelf verantwoordelijk voor de verwerking van deze persoonsgegevens. Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens van internationale tickets.

Als voor het afsluiten van een product een kredietcheck wordt uitgevoerd, geven wij uw gegevens door aan EDR. EDR is een kredietinformatiebureau. EDR controleert persoonsgegevens en levert kredietinformatierapporten met risicoprofielen. Samen met de door u aan ons verstrekte informatie gebruiken wij dit als onderdeel van ons acceptatietraject om te voorkomen dat u financiële verplichtingen aangaat die u niet kunt dragen en om onze financiële risico’s te verminderen. NS heeft met EDR afspraken gemaakt over de verwerking van persoonsgegevens, bijvoorbeeld over de beveiliging van persoonsgegevens. EDR is in relatie tot kredietinformatie en de door haar verstrekte adviezen verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens. Informatie over de verwerking van persoonsgegevens door EDR kunt u lezen in het privacystatement van EDR. Daarin staat ook hoe u uw rechten, zoals recht op inzage, bezwaar, verbetering en verwijdering bij EDR kunt uitoefenen.

Wanneer u niet voldoet aan uw betalingsverplichtingen zullen wij uw contactgegevens delen met BOS Incasso voor het incasseren van de openstaande vordering. Daarnaast delen wij in geval van een iDeal- of creditcardbetaling uw betaalgegevens met derden ten behoeve van de afwikkeling van de transactie en ter bestrijding van fraude.

Tot slot, schakelen wij derden in voor de uitvoering van IT-diensten. Deze derden zijn verwerkers van ons en verwerken de gegevens slechts ten behoeve van ons en voor geen enkel ander doel. Met deze partijen hebben wij afspraken gemaakt over de verwerking van persoonsgegevens, bijvoorbeeld over de beveiliging en het bewaren van gegevens. 

Wij kunnen uw persoonsgegevens onder omstandigheden doorgeven buiten de Europese Economische Ruimte. Als wij dat doen treffen wij passende maatregelen met deze partijen bijvoorbeeld door het sluiten van de standaardbepalingen die door de Europese Commissie zijn vastgesteld.

Klantgegevens, met uitzondering van reistransacties, worden 48 maanden na het laatste klantcontact tussen u en NS verwijderd. Uw reistransacties bewaart NS tot 18 maanden na het maken van de reis. Uw pasfoto bewaren wij voor de duur van de geldigheid van de OV-chipkaart indien u daarvoor toestemming geeft, indien u geen toestemming geeft verwijderen wij deze nadat u de OV-chipkaart in gebruik heeft genomen. Uw NS account vernietigen wij op het moment dat u NS daarom verzoekt zoals op deze pagina is beschreven. Het NS account kan namelijk ook gebruikt worden voor andere diensten.

Indien u gebruikmaakt van Samenreiskorting worden uw gegevens verwerkt voor de duur dat de code geldig is, maximaal 3 dagen. Deze termijn wordt verlengd met de periode tussen de aanschaf van het e-ticket en de daadwerkelijke reisdatum op het e-ticket. Het is mogelijk om e-tickets tot maximaal een maand in de toekomst aan te schaffen. Na deze termijn slaat NS maximaal 18 maanden op hoe vaak u gebruik heeft gemaakt van Samenreiskorting. De koppeling tussen de persoon die de Samenreiskorting geeft en degene die het ontvangt wordt na verloop van de geldigheid van de Samenreiskorting vernietigd. De terugkoppeling van Dienst Uitvoering Onderwijs of er sprake is van een geldig Studentenreisproduct wordt direct na de terugkoppeling aan NS vernietigd.

Indien het advies van EDR kredietcheck niet positief is, slaat NS geen gegevens op en worden direct na het beëindigen van de bestelling alle ingevoerde gegevens vernietigd. De persoonsgegevens die EDR van NS ontvangt voor het uitvoeren van de kredietcheck worden door EDR niet gebruikt worden om haar eigen database te verrijken.